Accounts Payable (AP) afdelinger er ansvarlige for at sikre at alle valide leverandørfakturaer bliver processeret, godkendt og betalt. I processen med modtagelse af faktura til betaling og arkivering, kan der forekomme fejl i hvert trin i processen. Fakturaer har ofte et bestemt flow, som består af flere trin afhængig af virksomhedens regler. Afhængig af reglerne kan hele processen gøres 100% automatisk og fejlfri.
Automatisering af AP speeder din fakturaproces op og minimerer høje, manuelle omkostninger, såsom for sent betalt fakturagebyr og ikke mindst fejl i processen.
#01
Fakturamodtagelse
Leverandørfakturaer bliver ofte modtaget gennem forskellige kanaler og i forskellige formater, såsom PDF, XML, JPG og papir. Ved at automatisere modtagelse, sortering og kategorisering af fakturaer vil processen blive simplificeret væsentligt og samtidig sikre at alle fakturaer sendes ensartet til AP afdelingen.
#02
Datafangst og verificering
Fakturaer skal ofte matches op mod relevante dokumenter, såsom indkøbsordrer og leveringspapirer. Ved at automatisere selve datafangsten og verifikationen bliver informationerne digitaliseret. Dette gør at verifikationen kan tjekke automatisk op mod master data i jeres ERP-system.
#03
Faktura flow og godkendelse
I de tilfælde fakturaer kræver godkendelse af en eller flere personer i din virksomhed, skal de sendes i et workflow. Med et automatiseret workflow, tager det kun et par klik med musen, og fakturaen bliver automatisk processeret eller sendt videre til den næste godkender indeholdende alle kommentarer/godkendelser, der er blevet lagt på undervejs.