Die Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung ohne Automatisierung ist verschwendeter Aufwand! Heutzutage fließen zu viel Zeit und Energie in die Suche nach Problemen. Was wäre, wenn Sie ein Problem lösen könnten, bevor es überhaupt entsteht? Die Automatisierung Ihres Kreditorenprozesses hilft, das Puzzle zu lösen.
Das Problem: zu viele Abläufe, um den Überblick zu behalten
Bei der Kreditorenbuchhaltung geht es um Warten und Hetzen. Nach Erhalt der benötigten Daten aus Ihren Rechnungen müssen die Informationen in Ihr System eingegeben, mit bestehenden Daten abgeglichen und zur Autorisierung weitergeleitet werden. Von diesem Punkt an sollte alles erledigt sein. Es sei denn, Sie haben bei der manuellen Bearbeitung einen Fehler gemacht. In diesem Fall beginnt die Suche nach dem Fehler. Sie müssen alles noch einmal machen. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit dies für jeden Workflow, jedes Projekt oder jeden Lieferanten kostet. Oder noch schlimmer: Was passiert, wenn Ihnen der Fehler gar nicht auffällt?
Den Fehler zu finden kann schwierig sein. Besonders, weil einige Fehler in einem Schritt des Prozesses entstehen, ihre Ursache jedoch woanders liegt. Nick Leirs, Teamleiter CoE Business Processes, erklärt: „Die Suche nach Problemen bleibt ein großes Thema in Organisationen. Menschen aus allen Abteilungen müssen zusammenkommen und ihre Puzzlestücke zusammentragen. Wir sind hier, um das Puzzle effizient zusammenzusetzen.“
Die Lösung: Automatisierung
Um die verstreuten Daten und Abläufe in ein klares Gesamtbild zu bringen, braucht es einen gewissen Aufwand. Hier hilft die Automatisierung. Process Director für die Kreditorenbuchhaltungs-Automatisierung beginnt mit einer OCR-Lösung. Diese erfasst die notwendigen Daten aus einer Rechnung. Dies kann in der Cloud mit der intelligenten OCR-Lösung „Tungsten AP Essentials“ erfolgen, die über selbstlernende Fähigkeiten verfügt. Das bedeutet, dass die Software nach der ersten Verarbeitung einer Rechnung weiß, welche Informationen für zukünftige Rechnungen erfasst werden müssen.
Nach Abschluss des OCR-Prozesses werden die Rechnungsdaten und das Bild an den Process Director übertragen, der in Ihrem SAP-System integriert ist. Rechnungen auf Basis von Bestellungen (PO) werden automatisch per Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich mit der Bestellung und/oder dem Wareneingang abgeglichen. Mögliche Abweichungen werden automatisch an den Budgetverantwortlichen zur Genehmigung gesendet. Rechnungen ohne Bestellbezug (Non-PO) werden codiert und über einen Workflow zur Autorisierung weitergeleitet.
Compliance sicherstellen
Die Verwendung des AP-Moduls optimiert Ihre Abläufe und verbessert, wenn nicht sogar erhöht, die Genauigkeit Ihrer Transaktionen. Wenn die Verwaltung Ihrer Rechnungen und Zahlungen reibungslos verläuft, gedeihen auch Ihre Lieferantenbeziehungen. Dank Echtzeit-Updates und automatischem Abgleich werden Sie nie wieder einen Fehler übersehen.
Nick Leirs betont auch die wichtige Rolle der Kreditorenbuchhaltung bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Dank der Automatisierung erstellen die Daten Ihrer Rechnungen eine strukturierte Übersichtsnachricht, die für die weitere Verarbeitung an das nächste System gesendet werden kann.
Kurz gesagt, die Verwendung des Kreditorenbuchhaltungs-Moduls ermöglicht:
- Optimierung und Rationalisierung Ihres Rechnungsprozesses
- Integration von Daten
- Visualisierung dieser Daten
- Verbesserung der Lieferantenbeziehungen
- Einhaltung von Vorschriften erhöhen
Weitere Artikel in der Serie „5 Schritte zum automatisierten Rechnungsprozess“:
Teil 1: Beschaffungsanträge optimieren.
Teil 2: Bestellbestätigungen automatisieren und Zeit sowie Energie sparen.
Teil 3: Die Bedeutung von Lieferscheinen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Teil 5: Höchstleistung bei Verkaufsaufträgen ermöglichen.
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