Sind Sie es leid, Ihre Bestellbestätigungen auf versehentlich hinzugefügte Nullen oder vertauschte Lieferdaten zu prüfen? Wir verstehen das. Bestellbestätigungen sollen für mehr Transparenz sorgen, die Genauigkeit verbessern und somit Fehler vermeiden. Dennoch ist die Verwaltung aller Bestellbestätigungen, die Ihre Organisation oder Abteilung täglich erhält, mühsam und anfällig für menschliche Fehler. Dynatos hilft Ihnen, Energie und Zeit zu sparen, indem dieser Schritt in Ihrem Beschaffungsprozess automatisiert wird.
Informationsüberfluss
Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist das Fehlen einer zentralen Kontrolle und Sichtbarkeit in ihren Prozessen. Oft arbeiten Unternehmen mit fragmentierten Workflows, redundanten Aufgaben und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Fortschritten ohne ein einheitliches System. Diese Fragmentierung bremst die Produktivität und erhöht das Risiko von Fehlern und Compliance-Problemen.
Bestellbestätigungen spielen dabei eine Rolle. Solche Dokumente unterscheiden sich je nach Organisation, Branche und Produkt, doch jedes Dokument dient als wichtige Bestätigung der Details Ihres Einkaufs. Dazu gehören Informationen wie Artikelbeschreibung, Mengen, Preise, Bestell- und Liefertermine sowie Geschäftsbedingungen. Diese zu überprüfen klingt einfach genug. Allerdings fehlt oft die nötige Zeit, um dies genau zu tun. Durch die Automatisierung dieses Schritts in Ihrem Beschaffungsprozess verbessern Sie Transparenz, Effizienz und Verantwortlichkeit.
Automatisierter Bestätigungsprozess
Ein automatisierter Bestätigungsprozess ermöglicht Unternehmen viele Dinge, die über die bloße Überprüfung von Bestelldetails hinausgehen.
Einige Vorteile sind:
- Sichtbarkeit – Sehen Sie den Status aller Bestellbestätigungen auf einem Bildschirm. Dies ermöglicht Unternehmen, Bestellungen in Echtzeit zu verfolgen. Mögliche Abweichungen werden sofort erkannt und können daher direkt behoben werden.
- Compliance – Stellen Sie sicher, dass Bestellungen internen und externen Vorschriften und Richtlinien entsprechen. Durch die Durchsetzung vordefinierter Regeln und Validierungsprüfungen können Unternehmen das Risiko von Regelverstößen minimieren und Audit-Trails zur Rechenschaftspflicht führen.
- Verarbeitung – Automatisierte Workflows verbessern die Effizienz der Beschaffung erheblich. Bestellbestätigungen dienen als unterstützende Dokumente zur Einleitung von Zahlungen. Durch das Einrichten von Warnmeldungen bei auftretenden Problemen wird das Risiko von Zahlungsverspätungen, Mahngebühren oder Strafen reduziert. Dies führt zu guten Lieferantenbeziehungen und optimiertem Kostenmanagement.
Process Director vereinfacht die Bearbeitung von Bestellbestätigungen erheblich.
Michael Haak, Berater bei Dynatos.
Verwendung von Process Director
SAP integriert Bestellbestätigungen standardmäßig. Es gibt jedoch benutzerfreundlichere Möglichkeiten. Die SAP-Oberfläche ist eingeschränkt und bietet praktisch keine Sichtbarkeit bei Abweichungen. Ein wesentlich effizienteres Programm ist der Process Director für papierbasierte und elektronische Bestellbestätigungen. Laut Dynatos-Berater Michael Haak ist dies die ideale Lösung zur Automatisierung dieses Schrittes im Beschaffungsprozess. „Process Director vereinfacht die Bearbeitung von Bestellbestätigungen erheblich. Das hochflexible Programm ermöglicht es, Abweichungen sofort zu behandeln.“
Mit Process Director entscheiden Sie selbst, wie weit die Automatisierung der Bestellbestätigungen gehen soll. Legen Sie eigene Regeln zur Validierung der Bestelldaten und zur Bearbeitung von Abweichungen fest. Sparen Sie Zeit und Kosten, während Sie die Effizienz verbessern – ganz nach Ihren Vorstellungen.
Weitere Artikel in der Serie „5 Schritte zum automatisierten Rechnungsprozess“:
Teil 1: Beschaffungsanträge optimieren.
Teil 3: Die Bedeutung von Lieferscheinen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Teil 4: Verbindlichkeiten im Blick behalten.
Teil 5: Höchstleistung bei Verkaufsaufträgen ermöglichen.
Das Bestellbestätigungsmodul in 20 Minuten
Lernen Sie die Bestellbestätigungen von PD in 20 Minuten kennen mit Leroys Lunch & Learn.
