Teil 5: Höchstleistung bei Verkaufsaufträgen ermöglichen

Die Aufrechterhaltung von Kundenzufriedenheit und betrieblichem Erfolg erfordert kontinuierliches Lernen und Entwicklung. Eine effiziente Auftragsabwicklung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen. Verkaufsaufträge bilden die Grundlage des Order-to-Cash-Prozesses, der die Schritte von der Auftragserteilung bis zur Rechnungsstellung und Erfüllung umfasst.

Unternehmen, die große Auftragsvolumen bearbeiten, müssen diesen Prozess optimieren, um Genauigkeit, Geschwindigkeit und Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Die Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Überwindung von Ineffizienzen in der manuellen Auftragsabwicklung, insbesondere bei der Integration von Systemen wie SAP. Heute beleuchten wir häufige Probleme im Zusammenhang mit Verkaufsaufträgen. Selbstverständlich bieten wir auch Lösungen zur Optimierung Ihres Prozesses.

Auftragsverfolgung kostet Zeit

Trotz der Bedeutung des Auftragsmanagements verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf manuelle Eingaben und Validierungen. Dies führt zu Ineffizienzen. Erstens sind die manuelle Eingabe von Auftragsdaten nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Ungenaue Dateneingaben können zu Problemen bei der Erfüllung und Rechnungsstellung führen, was Zeit und Ressourcen kostet. Die manuelle Datenvalidierung verlangsamt den gesamten Prozess. Zweitens erschwert es die Verfolgung des Auftragsprozesses. Ein Mangel an Echtzeit-Transparenz erschwert die Auftragsverfolgung, die Überwachung des Prozesses und die Reaktion auf Kunden. Drittens bleibt wenig Spielraum für Komplexität. Das macht die Bearbeitung von Ausnahmen schwierig. Dateninkonsistenzen oder Lagerengpässe erfordern mehr manuelle Eingriffe, was den Prozess weiter verkompliziert und verzögert. Diese Herausforderungen können die Gesamteffizienz negativ beeinflussen, zu höheren Bearbeitungszeiten, höheren Betriebskosten und geringerer Kundenzufriedenheit führen.

Automatisierte Auftragsabwicklung für Höchstleistung

Um diese Probleme zu lösen, müssen Unternehmen automatisierte Lösungen zur Verwaltung von Verkaufsaufträgen implementieren, insbesondere innerhalb von SAP oder anderen ERP-Systemen.

Hauptfunktionen solcher Automatisierungstools sind:

1. Automatisierte Auftragseingabe: Automatisierungslösungen können Auftragsdaten automatisch erfassen und eingeben, wodurch der Bedarf an manuellen Eingaben minimiert wird. Dies reduziert Fehler erheblich und stellt sicher, dass Daten von Anfang an schnell und korrekt validiert werden. Durch den Wegfall manueller Eingaben beschleunigen Unternehmen den Auftragsprozess und steigern die Effizienz.
2. Intelligente Datenbestimmung: Automatisierte Systeme bestimmen intelligent relevante Prozessdaten wie SAP-Verkaufsorganisation, Vertriebskanal und Verkaufsgruppe sowie Materialnummern. Dies stellt sicher, dass jeder Auftrag korrekt kategorisiert und gemäß den Unternehmensrichtlinien verarbeitet wird.
3. Echtzeit-Auftragsverfolgung: Automatisierung ermöglicht die Echtzeitverfolgung von Verkaufsaufträgen, sodass Unternehmen den Auftragsstatus, Lieferzeiten und die Lagerverfügbarkeit direkt in der SAP-Oberfläche überwachen können. Dies befähigt Teams, fundierte Entscheidungen zu treffen und Kundenanfragen schnell zu beantworten, was die Kommunikation und den Service verbessert.
4. Automatisierte Konsistenzprüfungen: Eingebaute Prüfungen für Mengenverfügbarkeit und Preisgenauigkeit stellen sicher, dass Aufträge konsistent sind, bevor sie im System erstellt werden. Diese Prüfungen verbessern die Datenqualität und minimieren Ausnahmen, was zu einem reibungsloseren Prozess von der Auftragserfassung bis zur Erfüllung führt.
5. Ausnahmebehandlung und Flexibilität: Ein gut konzipiertes Automatisierungssystem bietet eine gute Rückverfolgbarkeit von Ausnahmen und flexible Steuerungen zur Verwaltung des gesamten Prozesses. Es ermöglicht die Anpassung von Workflows, die Definition von Genehmigungshierarchien und die Behandlung von Ausnahmen gemäß spezifischen Anforderungen. Diese Anpassungsfähigkeit gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und sorgt gleichzeitig für Agilität im Auftragsmanagement.
6. Integration mit externen Systemen: Automatisierungslösungen lassen sich nahtlos in externe Systeme wie CRM-Plattformen und E-Commerce-Portale integrieren, was eine reibungslose Datensynchronisierung im gesamten Vertriebssystem sicherstellt. Diese Integration vereinfacht die Kommunikation und reduziert das Fehlerrisiko beim Datentransfer zwischen Systemen.

Vorteile der Automatisierung von Verkaufsaufträgen

Wir wissen, dass die manuelle Auftragsabwicklung teuer ist. Automatisierung spart Zeit, Energie und Ressourcen. Besonders die Prozesskontrolle und Transparenz werden verbessert. Dies liegt an der besseren Übersicht über den Lebenszyklus des Auftrags, was es erleichtert, Aufträge in jeder Phase zu verfolgen und zu verwalten. Dies ermöglicht auch eine bessere Fehlerbehandlung und somit stärkere Kundenbeziehungen. Durch die Implementierung einer Automatisierungslösung für Verkaufsaufträge innerhalb von SAP oder eines ähnlichen ERP-Systems können Unternehmen nicht nur Bearbeitungszeiten und Kosten reduzieren, sondern auch Kundenbeziehungen stärken und die Unternehmensleistung verbessern. Kurz gesagt, Automatisierung schafft eine solide Grundlage für langfristiges Unternehmenswachstum.

Weitere Artikel in der Serie „5 Schritte zum automatisierten Rechnungsprozess“:

Teil 1: Beschaffungsanträge optimieren.
Teil 2: Bestellbestätigungen automatisieren und Zeit sowie Energie sparen.
Teil 3: Die Bedeutung von Lieferscheinen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Teil 4: Verbindlichkeiten im Blick behalten.