Wenn wir etwas kaufen, fragen wir uns: Brauche ich das wirklich? Habe ich die Mittel, es zu kaufen? Es ist entscheidend, dass jeder Kauf bestimmte Kriterien erfüllt. Gleiches gilt für Unternehmensanschaffungen. Doch es gibt einen Haken: Wenig überraschend ist der Beschaffungsprozess eines Unternehmens viel komplexer als ein persönlicher. Solche Prozesse sind oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Was können wir tun, um unseren Beschaffungsantragsprozess zu optimieren? Dynatos hat die Lösung. Die beste Nachricht? Möglicherweise nutzen Sie sie bereits!
Komplexität des Prozesses
Der Prozess eines Beschaffungsantrags ist notwendig, damit ein Unternehmen reibungslos läuft. Bevor eine Bestellung aufgegeben wird, muss der Auftrag von der richtigen firmeninternen autorisierten Person genehmigt werden. Dies macht den Beschaffungsantrag zu einem integralen Schritt des Beschaffungsprozesses. Alle Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, Anfragen für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu stellen. Erst nach der Genehmigung kann eine Bestellung beim Lieferanten aufgegeben werden. Das klingt machbar genug. Was läuft also schief?
Das Problem liegt in der Verarbeitung. Einige Organisationen ignorieren den Prozess völlig. Bestellungen gehen ohne Genehmigung ein. Andere verwenden manuelle Beschaffungsanträge. Dies ist für Antragsteller und Genehmiger oft zeitaufwendig. Lieferanten und deren Produkte variieren, und ebenso ihre Daten. Das macht es schwierig, mehrere Anfragen zu koordinieren, insbesondere wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind. Offensichtlich führt diese Komplexität zu zahlreichen Fehlern. Ohne einen automatisierten Beschaffungsantragsprozess verschwenden wir Zeit und haben wenig Übersicht über unsere Ausgaben. Das verlangsamt unseren Beschaffungszyklus und mindert letztlich die Leistung unseres Unternehmens.
Die Lösung: Automatisierung
Die Optimierung Ihres Beschaffungsantragsprozesses bietet mehrere Vorteile. Process Director, die Software von Tungsten Automation, automatisiert Ihre Workflows. Dadurch gewinnen Sie Klarheit, Integration und Kontrolle. Der Beschaffungsprozess wird transparenter. Mitarbeiter übernehmen mehr Verantwortung und können ihre Zeit effizienter nutzen. Das senkt die Kosten für Einkauf, Logistik und Buchhaltung.
- Klarheit – Ihre Mitarbeiter profitieren von einem klaren Beschaffungsantragsprozess und besser abgestimmten Einkaufsrichtlinien. Dies erhöht die Sichtbarkeit und reduziert Fehler.
- Integration – Sie erhalten bessere Einblicke in alle Beschaffungsanträge in jeder Abteilung Ihres Unternehmens. Bestehende elektronische Kataloge werden integriert. Daten werden ebenfalls automatisch validiert, z.B. SAP-Einträge, Transaktionen und Konfigurationseinstellungen.
- Kontrolle – Sie haben volle Rückverfolgbarkeit. So können Sie Betrug verhindern und erkennen, doppelte Bestellungen vermeiden und haben einfachen Zugang zu Dokumentationen für Finanzprüfungen. Dies ermöglicht die Erstellung eines Audit-Trails, um den aktuellen und zukünftigen Vorschriften zu entsprechen.
Verwendung von SAP
Diese Vorteile lassen sich schnell realisieren, wenn Sie SAP nutzen. Dieses Dashboard ermöglicht die Kontrolle über den gesamten Antragsprozess. Ein Senior Consultant bei Dynatos erklärt: „Man kann die SAP-Oberfläche wie ein Cockpit betrachten, von dem aus Sie die volle Kontrolle über alle Anträge haben. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick darüber, wer was tut und was wo geschieht. Es stellt sicher, dass die richtigen Anfragen bei der richtigen Person zur Genehmigung landen.“
Das Beste daran? SAP ist einfach und benutzerfreundlich. Sie können Anhänge hochladen, und zuvor verwendete Dokumente lassen sich kopieren und anpassen. „Es ist eine intelligente Methode, um die richtigen Daten abzuleiten oder zu ergänzen“, fügt unser Consultant hinzu.
Weitere Artikel in der Serie „5 Schritte zum automatisierten Rechnungsprozess“:
Teil 2: Bestellbestätigungen automatisieren und Zeit sowie Energie sparen.
Teil 3: Die Bedeutung von Lieferscheinen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Teil 4: Verbindlichkeiten im Blick behalten.
Teil 5: Hochleistung bei Kundenaufträgen ermöglichen.
Das Beschaffungsantragsmodul in 20 Minuten
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