Das Problem: zu viele Flüsse, um den Überblick zu behalten
Bei der Kreditorenbuchhaltung geht es darum, zu warten und zu hetzen. Nachdem die benötigten Daten deiner eingegangenen Rechnungen erhalten wurden, ist es an der Zeit, die Informationen in dein System einzugeben, mit bestehenden Daten abzugleichen und die Weiterleitung zu autorisieren. Ab diesem Punkt solltest du bereit sein. Es sei denn, du hast einen Fehler gemacht, weil du alles von Hand erledigt hast. In diesem Fall beginnt die Suche nach dem Fehler. Du musst alles noch einmal tun. Stelle dir vor, wie viel Zeit es kostet, dies für jeden einzelnen Workflow, jedes Projekt oder jeden Lieferanten zu tun. Oder noch schlimmer, was ist, wenn du den Fehler überhaupt nicht bemerkst?
Das Finden des Fehlers kann knifflig sein. Besonders weil einige Fehler in einem Schritt des Prozesses auftreten, während die Ursache anderswo liegt. Nick Leirs, Teamleiter CoE Business Processes, erklärt: ‘Das Verfolgen von Problemen bleibt ein großes Thema innerhalb von Organisationen. Personen aus allen Abteilungen müssen zusammenkommen und für ihre Teile des Puzzles verantwortlich sein. Wir sind hier, um das Puzzle auf die effizienteste Weise zusammenzuführen.‘
Die Lösung: Automatisierung
Das Zusammenfügen der losen Daten und Arbeitsabläufe zu einem klaren Bild erfordert etwas Aufwand. Automatisierung ist hier, um zu helfen. Der Process Director für Kreditorenbuchhaltung beginnt mit einer OCR-Lösung. Diese dient dazu, die notwendigen Daten von einer Rechnung zu erfassen. Dies kann in der Cloud mit der intelligenten OCR-Lösung Tungsten AP Essentials erfolgen, die eine intelligente OCR-Lösung mit selbstlernenden Fähigkeiten ist. Das bedeutet, dass das Softwareprogramm nach der Verarbeitung einer Rechnung weiß, welche Informationen für zukünftige Rechnungen erfasst werden müssen.
Nach Abschluss des OCR-Prozesses werden die Rechnungsdaten und das Bild an den Process Director übertragen, der in deinem SAP-System(en) residiert. Bestellbezogene Rechnungen werden automatisch zwei- oder dreifach mit der Bestellung und/oder dem Wareneingang abgeglichen. Mögliche Abweichungen werden automatisch zur Genehmigung an den Budgetverantwortlichen gesendet. Nicht-Bestellrechnungen werden codiert und durch einen Workflow zur Genehmigung geschickt.
Gewinnende Compliance
Die Nutzung des AP-Moduls optimiert deine Abläufe und erhält, wenn nicht sogar verbessert, die Genauigkeit deiner Transaktionen. Wenn die Verwaltung deiner Rechnungen und Zahlungen reibungslos funktioniert, werden auch deine Beziehungen zu den Lieferanten gedeihen. Dank Echtzeit-Updates und automatischer Zuordnung wirst du nie wieder einen Fehler übersehen.
Nick Leirs betont auch die wichtige Rolle von AP beim Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung. Dank der Automatisierung werden die Daten deiner Rechnungen eine strukturierte Übersicht erstellen, die an das nächste System zur Verarbeitung gesendet werden kann.
Kurz gesagt, die Nutzung des Kreditorenbuchhaltungsmoduls ermöglicht:
- Optimierung und Rationalisierung deines Rechnungsprozesses
- Integration von Daten
- Visualisierung dieser Daten
- Verbesserung der Beziehungen zu den Lieferanten
- Erhöhung der Compliance mit Vorschriften
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