KI im Einkauf: Die Gemeinschaft ermöglicht verlässliche Möglichkeiten

‘Wir müssen verstehen, was KI ist‘, sagt Michael van Keulen, CPO und Beschaffungsexperte bei Coupa. Als Verfechter der Beschaffung aus einer Software-Perspektive versteht Michael die Vorteile der Künstlichen Intelligenz. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede KI die richtige KI für dich und deine Organisation ist. Der Beschaffungsveteran fordert dich auf, dir die Frage zu stellen: Auf welchen Daten wird die KI trainiert und wohin gehen deine Daten?

Fehler als Lernmöglichkeiten

Zuerst die Grundlagen. Woher kommt Michael eigentlich? Er begann als Berater, wechselte zunächst in den Finanzbereich und stieg dann schnell in die Beschaffung ein. Er erklärt: ‘Ich genieße es wirklich, ständig zu lernen. Ich liebe Veränderung und Transformation. Beratung dreht sich darum, Verbesserungen zu empfehlen und umzusetzen. Das ist es, was ich gerne mache: ein Problem identifizieren und nach den besten Änderungen suchen, um die Chancen zu maximieren. Aber als Berater gehst du nach der Umsetzung zum nächsten Projekt über. Ich wollte die volle Wirkung dessen sehen, was wir empfohlen oder umgesetzt haben, und auch aus meinen Fehlern lernen.‘
Michael hingegen sieht Fehler lieber als „Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten“: ‘Im Laufe meiner Karriere hatte ich Glück. Ich glaube fest daran, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu sein. Aber man muss auch mutig sein und sein Schicksal selbst in die Hand nehmen.‘ Er glaubt daran, Risiken einzugehen, während er Chancen abwägt. Solche Risiken sollten vorzugsweise kalkuliert sein, aber manchmal kommen auch unkalkulierte Risiken ins Spiel.

Sein Weg führte Michael letztendlich zu Coupa, der weltweit führenden Organisation für das Management von Gesamtausgaben. ‘Unser Hauptfokus liegt darauf, Organisationen voranzubringen und ihr Potenzial zu maximieren, oder wie wir es nennen, ein Margen-Multiplikator zu sein‘, erklärt Michael. ‘Wie treiben wir Veränderungen voran, optimieren Ausgaben und generieren Wert? Und dabei, wie lernen wir voneinander und feiern gemeinsam Erfolge?‘

Vertrauen auf die Gemeinschaft

Was letztlich die Organisation antreibt, ist die Gemeinschaft, betont er. ‘Wir suchen immer nach Wegen, um unsere Plattform zu verbessern. In meiner Position unterstütze ich das Beschaffungsteam und spiele eine Rolle im Produktteam, aber die meiste Zeit verbringe ich damit, mich für die Profession einzusetzen, die ich liebe: Beschaffung. Die Ideen müssen von einer Gruppe kommen – und am wichtigsten von unseren Kunden. Ihr Feedback ist von großem Wert und hat immer Priorität. Das ist das Schöne an Coupa: Du kannst es nicht anpassen, aber du kannst es konfigurieren. Unser Produkt entsteht durch unser Produktteam, Kundenfeedback und Best Practices.‘
Das bringt uns zurück zur KI. ‘Jeder spricht darüber‘, beginnt Michael. ‘Und jeder nutzt sie, sowohl persönlich als auch beruflich. Aber man muss vorsichtig sein. Wir sehen jetzt, dass KI aus einer vertrauenswürdigen, kontrollierten und geregelten Umgebung kommen muss. Daten müssen aus zuverlässigen Quellen stammen und in diese fließen. Wir müssen vorsichtig sein, wohin wir Informationen senden und von wo wir sie empfangen, denn jemand verdient damit Geld.‘

In Bezug auf Beschaffungsstrategien ist Coupa eine verlässliche Quelle. ‘Wir hatten das Glück, vor mehr als einem Jahrzehnt eine großartige Vision zu haben‘, witzelt Michael. Dennoch ist Coupas Einfluss wirklich weitreichend: ‘Wir haben vor über 15 Jahren angefangen, unsere Plattform mit der Idee einer echten Gemeinschaft aufzubauen. Heute ermöglicht es uns unsere Architektur, einen wirklich großen und tatsächlich zuverlässigen Datensatz von mehr als 6 Billionen Dollar an Ausgaben zu haben. Noch wichtiger ist, dass wir zugriffsbasierte Daten von mehr als 10 Millionen Lieferanten und Käufern haben, die unserer gesamten Gemeinschaft zugutekommen.‘

Innovation vorantreiben

Wie kann KI die Beschaffung unterstützen? ‘In den nächsten 24-36 Monaten wird die repetitive, monotone „Warum mache ich das schon wieder?“-Arbeit von der KI erledigt werden‘, sagt Michael voraus. Denke an Aufgaben wie Verträge prüfen, Rechnungen bezahlen, Kategorienpläne erstellen und sogar verhandeln. Das Monotone wird verschwinden, aber der Antrieb bleibt. ‘Ich glaube, die Beschaffung wird immer Innovationen vorantreiben und echte Beziehungen aufbauen. KI wird dir Einblicke geben, aber du musst dennoch darauf reagieren. Du bist es, der Verhaltensweisen steuern und diese bei Bedarf ändern muss. Veränderungen erfordern Menschen.‘
Deshalb ist Michael neben seiner Beschaffungsarbeit entschlossen, seine Erfahrungen zu teilen, aber noch wichtiger, von seinen Kollegen zu lernen. Coupa und Dynatos arbeiten seit x Jahren zusammen. ‘Ohne Partner können wir nicht liefern oder skalieren. Wir brauchen Fürsprecher und geteiltes Wissen.‘

Die Messlatte höher legen

Und dann? Michael hört nie auf, sich über den Erfolg des richtigen Beschaffungsprozesses zu wundern: ‘Die Menge an Wert, die du freisetzen kannst, wenn du die Beschaffung richtig durchführst, ist enorm. Du kannst durch das Zusammenspiel von Menschen, Technologie und dem richtigen Betriebsmodell endlose Möglichkeiten sehen.
Beim Vorantreiben solcher Veränderungen sieht Michael einen Unterschied in der Nutzung von Technologie in Europa im Vergleich zu Asien, Lateinamerika, den USA und Teilen Afrikas. ‘Ich sehe ein hohes Beschaffungsniveau in Bezug auf die Profession in Europa. Aber die Akzeptanz von Technologie als Ermöglicher bleibt im Vergleich zu anderen Teilen der Welt gering.‘ Michael mahnt: ‘Wir müssen die Messlatte höher legen, sonst werden wir zurückbleiben. Sei mutig! Sei selbstbewusst! Und am wichtigsten: Fordere das, was wir wirklich brauchen.‘