Suchen Sie nach einem effektiven Wandel? Dennis de Buijzer teilt seine Erkenntnisse über erfolgreiches und nachhaltiges Change Management im Beschaffungswesen. Bei Dynatos ist er Berater für die weltweit führende Spend-Management-Plattform Coupa. Dennis‘ Fokus liegt auf digitaler Beschaffung und Prozessumgestaltung.
1. Entwerfen Sie Ihre Basislinie
Dennis genießt es, jeden Beschaffungsprozess im Detail zu untersuchen. Es ist entscheidend, Ihren aktuellen Workflow zu kartieren, um Probleme und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Die Schönheit des Change Managements besteht darin, eine Basislinie zu finden, die funktioniert und auch nachhaltig ist. Dennis: ‘In der gesamten Branche sehen wir vergleichbare Probleme. Die Projekte können variieren, aber Prozessprobleme sind oft ähnlich. Diese Überschneidungen nutzen wir zu unserem Vorteil. Darauf basieren unsere Best Practices. So können wir unsere gründlich getestete Methodik, Strategie und Struktur auf nationale sowie internationale Projekte anwenden.‘
Wir sind hier, um Struktur zu schaffen. Unser Ziel ist es, ein System zu implementieren, das alle entlastet und davon profitiert.
Dennis de Buijzer, Coupa Consultant bei Dynatos.
Dennis‘ natürliche Neugier geht Hand in Hand mit Optimierung. Vom Beginn bis zur Implementierung liegt sein Ziel darin, Einblicke und Optimierung zu gewinnen. Sein Hauptaugenmerk liegt auf dem Procure-to-Pay-Prozess. ‘Wir arbeiten als Team von (inter)nationalen Kollegen mit spezifischer Expertise in Rechnungsstellung und Integration zusammen. Es ist ein sich ständig änderndes Feld.‘ Deshalb ist er so begeistert von Coupa: ‘Die Software erhält drei große Updates im Jahr, und ihre Funktionen werden zusammen mit der Community entwickelt. Sie steht nie still, sondern ist lebendig! Das macht die Möglichkeiten weiterhin tiefer und breiter. Und an diese Updates passen wir unsere Best Practices an.‘
2. Erwartungen managen
Eine so vielversprechende Plattform weckt Begeisterung. Dennis glaubt jedoch an das Wesentliche zuerst. Prozessaktualisierungen erfordern eine solide Basis. Dennis betont die Bedeutung des Erwartungsmanagements. Sich in den Beschaffungsprozess zu vertiefen bedeutet, ihn zum Besseren zu verändern. Daher müssen alle auf derselben Seite stehen. Ein Trick, um langsam aber stetig Verbesserungen zu erreichen, die alle sehen möchten, besteht darin, klein anzufangen.
Die Schönheit des Change Managements liegt darin, eine Basislinie zu finden, die funktioniert und auch nachhaltig ist. Dadurch können wir unsere gründlich getestete Methodik, Strategie und Struktur auf nationale sowie internationale Projekte anwenden.
Dennis de Buijzer, Coupa Consultant bei Dynatos.
Dennis: ‘Wir sind hier, um Struktur zu schaffen. Unser Ziel ist es, ein System zu implementieren, das alle entlastet und davon profitiert. Die Implementierungen wirken sich auf Geschäftsprozesse aus, was bedeutet, dass unsere Projekte die internen Prozesse des Kunden neu optimieren. Wir sind hier, um sie dabei zu unterstützen und zu begleiten. Wir wissen, worauf wir in jedem Bereich achten müssen, und indem wir uns an Best Practices und klare Schritte halten, halten wir alles auf Kurs. Ziel ist es, es einfach und praktisch zu machen.“
3. Schaffen Sie einen Think Tank
Zusammenarbeit ist der Schlüssel, um zu besprechen, wohin man möchte, welche Änderungen vorgenommen werden müssen und warum. Dennis empfiehlt, einen richtigen „Think Tank“ zu erstellen: ‘Der Input meines Kunden ist entscheidend. Ich übersetze ihre Wünsche in eine Coupa-Konfiguration in Kombination mit unserer Best Practice. Darum geht es bei der Arbeit. Wir arbeiten zusammen, um die beste Lösung zu finden.‘
Dennis sagt, dass man zwei Dinge im Auge behalten sollte, wenn man seinen Think Tank zusammenstellt: ‘Es ist am effizientesten, mit einer kleinen Gruppe von Menschen zu arbeiten. Diese Personen müssen auch befugt sein, Entscheidungen zu treffen. Das verhindert Projektverzögerungen beim Warten auf Genehmigungen und Erlaubnisse.‘
Es ist entscheidend, dass der Think Tank und die Menschen innerhalb der Organisation das Projekt unterstützen. ‘Man muss die treibenden Kräfte der Organisation einbeziehen. Diese Menschen sind die, die mit der Software arbeiten, aber auch andere einbinden können. Veränderung wird nie erfolgreich sein, wenn Ihre Leute nicht an die Chancen glauben,‘ sagt Dennis.
4. Leben in die Struktur bringen
Dennis denkt gerne aus der Perspektive des Kunden. ‘Es macht den gesamten Prozess für die Personen, mit denen Sie arbeiten, zugänglich. Es kann überwältigend sein für den Kunden, sich den gesamten Workflow vorzustellen. Deshalb teile ich es gerne in Teile auf. Zuerst kläre ich, welches Problem wir lösen und wie wir es tun werden. Schließlich, welche Vorteile hat das für sie selbst, ihre Kollegen und ihre Organisation als Ganzes?‘
Automatisierung funktioniert. Wir entlasten Menschen von zeitaufwändigen und sich wiederholenden Aufgaben. Da alle Daten in einem System sind, sind neue Einblicke leicht zugänglich. Dies zu zeigen ist eine Möglichkeit, aber sie tatsächlich dazu zu ermutigen, mit der Software zu arbeiten und ein Gefühl dafür zu bekommen, erweist sich als erfolgreicher. So bringt man Leben in die Struktur.
Dennis de Buijzer, Coupa Consultant bei Dynatos.
Den Menschen die Vorteile von Coupa näherzubringen, ist das, was Dennis an seinem Job am meisten liebt. ‘Automatisierung funktioniert. Wir entlasten Menschen von zeitaufwändigen und sich wiederholenden Aufgaben. Da alle Daten in einem System sind, sind neue Einblicke leicht zugänglich. Dies zu zeigen ist eine Möglichkeit, aber sie tatsächlich dazu zu ermutigen, mit der Software zu arbeiten und ein Gefühl dafür zu bekommen, erweist sich als erfolgreicher. So bringt man Leben in die Struktur.‘
