Manuelle, veraltete Prozesse, wie niedrige PO-Matching-Raten, erhöhen zudem das Risiko von Fehlern und Betrug, wodurch Unternehmen finanziellen Verlusten ausgesetzt sind. Doch das muss nicht so sein. Pre-Approved Spend rückt die Ausgaben in den Fokus, bevor sie getätigt werden, und stellt sicher, dass jede Transaktion mit Ihren finanziellen Zielen und Richtlinien übereinstimmt. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, gewinnen Transparenz, reduzieren Risiken und verbessern ihre Skalierungsfähigkeit nachhaltig.
Die fünf Gründe, warum Pre-Approved Spend unverzichtbar ist
1: Echtzeit-Einblicke in verpflichtete Ausgaben erhalten
Viele Unternehmen erfahren erst nach Abschluss von Transaktionen von ihren Ausgaben. Dies schafft blinde Flecken, die es unmöglich machen, Kosten proaktiv zu kontrollieren. Stellen Sie sich vor, Sie fahren ein Auto und sehen nur die Straße hinter sich—es ist riskant und ineffizient. Pre-Approved Spend ändert das Spiel, indem es verpflichtete Ausgaben von Anfang an sichtbar macht und Ihrem Team die Möglichkeit gibt, Fehler zu verhindern, bevor sie passieren.
2: Rechnungsabgleiche verbessern für schnellere, betrugssichere Prozesse
Liegt Ihre PO-Matching-Rate unter 80 %, verbringt Ihr Team wahrscheinlich Stunden mit manuellen Prüfungen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Betrug erhöht. Pre-Approved Spend automatisiert diesen Prozess und stellt sicher, dass Rechnungen vor ihrer Zahlung mit Budgets und Verträgen übereinstimmen. Das Ergebnis? Schnellere Zahlungen, weniger Diskrepanzen und eine drastische Reduzierung finanzieller Risiken.
3: Budgetüberschreitungen verhindern, bevor sie auftreten
Werden in Ihrem Unternehmen noch Käufe außerhalb des Beschaffungsprozesses getätigt? In dezentralen Organisationen ist dies üblich—und kostspielig. Ohne Pre-Approved Spend wird die Kontrolle der Budgeteinhaltung zu einem Ratespiel. Mit diesem Ansatz wird jede Transaktion von Anfang an an Unternehmensrichtlinien und strategische Ziele gebunden.
4: Genauere Rückstellungen und Finanzprognosen erreichen
Wurden Sie schon einmal von Cashflow-Lücken am Monatsende überrascht? Verzögerte oder ungenaue Daten zu verpflichteten Ausgaben können zu unzuverlässigen Rückstellungen und Prognosen führen. Pre-Approved Spend bietet eine Echtzeit-Übersicht über Verpflichtungen und stellt sicher, dass Finanzprognosen auf aktuellen und genauen Daten basieren—keine Überraschungen, nur umsetzbare Einblicke.
5: Ihre verhandelten Verträge und Konditionen maximieren
Sie haben großartige Lieferantenverträge ausgehandelt—Rabatte, Rückvergütungen, verlängerte Zahlungsbedingungen—aber schöpfen Sie diese auch voll aus? Wenn Käufe außerhalb vorverhandelter Verträge erfolgen, gehen potenzielle Einsparungen verloren. Pre-Approved Spend sorgt dafür, dass Käufe an Vereinbarungen gebunden werden, sodass Sie den maximalen Wert aus Ihren Verträgen ziehen und gleichzeitig die Beziehungen zu Lieferanten stärken.
Warum Transparenz für die Ausgabenkontrolle entscheidend ist
Laut dem Coupa Benchmark Report 2024 erzielen Unternehmen mit einer Pre-Approved Spend Rate von 96,1 % eine verbesserte finanzielle Kontrolle, reduzierte Risiken und eine gesteigerte Skalierbarkeit. Dies zeigt, dass Pre-Approved Spend kein „Nice-to-have“ ist—es ist ein Schlüsselfaktor für operative Exzellenz.
Wenn Ihre Prozesse vollständig transparent und fehlerfrei sind, sind Sie der Konkurrenz wahrscheinlich voraus. Aber wenn Ihnen einige der oben genannten Probleme bekannt vorkommen, ist es an der Zeit, Ihren Ansatz zum Ausgabenmanagement zu überdenken.
Gesamt-Ausgabenmanagement: smartere Entscheidungen, bessere Leistung
Bei Dynatos glauben wir, dass echte Kontrolle mit echter Transparenz beginnt. Deshalb kombinieren wir Total Spend Management (TSM) mit unserer tiefgreifenden Expertise in der Automatisierung von Finanzprozessen.
Durch die Implementierung von Pre-Approved Spend-Prozessen, die durch KI-gestützte Einblicke unterstützt werden, können Sie Ihren Finanz- und Beschaffungsteams ermöglichen, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen. Das verbessert nicht nur Ihren Cashflow, sondern macht Ihre Organisation auch agiler und widerstandsfähiger gegenüber sich ändernden Anforderungen.
Unsere einzigartige Stärke liegt in unserer Beratungsexpertise
Als langjähriger Coupa-Reseller in Europa bringt Dynatos unvergleichliche Einblicke in die Optimierung von Source-to-Pay-Prozessen mit. Unsere Berater kennen die richtigen Fragen—dank unseres umfangreichen und vielfältigen Kundenportfolios. Diese Erfahrung ermöglicht es uns, über den Tellerrand hinauszudenken und robuste, zukunftssichere Lösungen zu entwickeln, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Wenn es um Source-to-Pay geht, konzentrieren wir uns nicht nur auf Zahlen; wir legen Wert darauf, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Mit einem tiefen Verständnis für branchenspezifische Herausforderungen und Best Practices helfen wir unseren Kunden, Strategien zu implementieren, die messbare Ergebnisse und spürbare Auswirkungen liefern.
