Bestellungen und Rechnungen gibt es in jedem Unternehmen; sie unterscheiden sich nur in der Menge und den Beträgen der ein- und ausgehenden Transaktionen. Warum also haben so viele Firmen unnötig komplizierte Prozesse dafür?
Unsere Vermutung? Viele Organisationen wissen möglicherweise nicht, dass es eine Lösung gibt, die den Mitarbeitenden viel Zeit verschaffen kann. Wussten Sie zum Beispiel, dass eine korrekt und zum richtigen Zeitpunkt durchgeführte Warenannahme (Goods Receipt, GR) zu schnelleren Rechnungszahlungen führen kann? Wenn dies nicht korrekt erledigt wird, kann sich die Prüfung um bis zu einen ganzen Tag verlängern — in manchen Fällen sogar noch mehr.
Je größer das Unternehmen, desto mehr Personen sind an verschiedenen Aspekten des gesamten Prozesses beteiligt, von der Bestellung bis zur Rechnungszahlung. Das bedeutet auch, dass es deutlich mehr potenzielle Engpässe in diesem Prozess geben kann. Durch die Automatisierung von Bestellbestätigungen und Rechnungsbearbeitung werden viele dieser Engpässe in einfache Abläufe umgewandelt, was die Effizienz erheblich steigert.
Warum etwas ändern, das (scheinbar) funktioniert?
Ein Grund für die komplexen Prozesse ist, dass die abteilungsübergreifende Kommunikation oft lückenhaft ist. Vielleicht nicht auf sozialer Ebene, aber wer möchte schon ständig über Arbeitsthemen mit Kollegen sprechen? Und wenn Sie nur ein Zahnrad in einem großen System sind, haben Sie nicht immer das Mandat, Veränderungen anzustoßen – warum also mit den Kollegen diskutieren? Und wenn es doch funktioniert, warum etwas ändern?
Oft sind Unternehmen ab einer bestimmten Umsatzgröße oder Mitarbeiterzahl stärker in Silos organisiert. Dieser Wachstumsprozess bedeutet häufig einen Rückgang der abteilungsübergreifenden Kommunikation und damit zusätzliche Engpässe zwischen Abteilungen, die für verschiedene Teile eines größeren Prozesses verantwortlich sind.
In einem Purchase-to-Pay-(P2P)-Prozess zum Beispiel spielen mehrere Abteilungen zentrale Rollen, und eine effektive Kommunikation zwischen ihnen ist entscheidend für reibungslose Abläufe. Der Einkauf initiiert den Prozess, indem er Lieferanten auswählt und Bestellungen anlegt. Die Finanzabteilung kümmert sich um die Rechnungsbearbeitung und Zahlungen, während das Wareneingangsteam Lieferungen bestätigt und die Qualität sicherstellt.
Darüber hinaus müssen Budgetverantwortliche, IT und Compliance-Teams häufig Einkäufe freigeben oder Vertragsbedingungen prüfen. Ohne klare Kommunikation und Zusammenarbeit entstehen leicht Engpässe – zum Beispiel Verzögerungen bei der Rechnungsfreigabe, Abweichungen zwischen Bestellungen und Lieferungen oder Zahlungsrückstände aufgrund unvollständiger Dokumentation. Jede Verzögerung bremst nicht nur den Prozess, sondern beeinträchtigt auch Lieferantenbeziehungen und Finanzprognosen.
Und genau hier liegt der Kern des Ganzen. Manuelle Aufgaben sind fehleranfälliger, und eine suboptimale Kommunikation zwischen Abteilungen verlangsamt den gesamten Ablauf deutlich. Auch wenn Ihre Mitarbeiter jahrelange Erfahrung haben und blitzschnell arbeiten, ist Automatisierung schneller, einfacher und präziser.
Viele Unternehmen haben dies erkannt und eine Process-Director-Lösung implementiert, in den meisten Fällen das Modul für Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable). Doch viele wissen nicht einmal, dass Process Director weitere Module bietet, um den gesamten Prozess noch weiter zu automatisieren.
Die Fäden zusammenführen
Indem Sie alle wichtigen Schritte in Ihren Finanz- und Bestellprozessen verknüpfen, können Sie effizienter und intelligenter arbeiten. Manchmal ist es dadurch möglich, Mitarbeitende von repetitiven (und oft eintönigen) Aufgaben zu entlasten und sie an anderer Stelle einzusetzen. Oder Sie können endlich Ihr Geschäft so skalieren, wie Sie es sich vorstellen.
Für Unternehmen, die SAP nutzen, bietet Process Director von Tungsten Automation die passende Lösung. Es ist direkt in Ihre bestehende SAP-Umgebung integriert und sorgt nach der Implementierung für einen reibungslosen Übergang. Mit seiner modularen Struktur bietet es Automatisierung für verschiedene Bereiche in Ihrem Finanzprozess, zum Beispiel Kreditorenbuchhaltung, Bestellbestätigungen, Lieferavise, Verkaufsaufträge und mehr.
Dank dieses modularen Aufbaus können wir Ihnen versichern, dass es auch für Ihr Unternehmen eine passende Lösung gibt. Unsere Berater bei Dynatos verfügen zusammengerechnet über mehr als 400 Jahre Erfahrung mit Process Director, wodurch wir zum Kompetenzzentrum geworden sind – bereit, Ihre Herausforderungen anzugehen und Ihnen die besten Lösungen zu liefern.
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