„Die Verarbeitung von Rechnungen muss vereinfacht werden“

Keine PDFs, und auf keinen Fall Papier. Christian van Geel von Dynatos erklärt, dass CFOs eine vollständige digitale Transformation anstreben sollten, einschließlich elektronischer Rechnungen. „Dies bietet schnellere Einblicke in den Status deiner Organisation.“

„Es ist eigentlich unverständlich“, beginnt der Chief Revenue Officer. „Auf der einen Seite druckt ein Unternehmen eine digitale Datei oder erstellt mit einem Klick ein PDF; auf der anderen Seite wird diese Datei mit einer Technologie empfangen, die sie lesen kann. Während diese digitale Datei direkt gesendet werden könnte. Ohne Schritte wie Drucken, Versenden, Erstellen eines PDFs, E-Mail-Versand und letztlich die Erkennung durch OCR-Software. Es kann… Nein, es muss einfacher sein. Die Rechnungsverarbeitung im Finanzsystem kann vollständig automatisch erfolgen, wenn sie elektronisch übermittelt wird.“

Rechnungen Abgleichen

Interessanterweise beginnt die Digitalisierung nicht unbedingt mit den Rechnungen, sondern am Front-End. „Wie viele der Lieferanten deiner Organisation nutzen bereits digitale Rechnungen? Hast du außerdem die Einkaufsverträge so gut eingerichtet, dass du und deine Mitarbeiter Bestellungen basierend auf ihnen erstellen können? Sobald diese Bestellungen innerhalb der Organisation genehmigt sind, kannst du eingehende Rechnungen mit ihnen abgleichen und automatisch zur Zahlung vorbereiten. Schließlich wurde die Bestellung bereits genehmigt.“

Van Geel beobachtet, dass sich die OCR-Software zur Erkennung von Daten in PDFs im Laufe der Jahre verbessert hat. „Aber im Wesentlichen konvertierst du das PDF zurück in ein digitales Format. Obwohl die Technologie sich verbessert hat, besteht immer noch die Möglichkeit, dass Felder falsch gelesen werden. Bei echten e-Rechnungen hast du dieses Risiko nicht. Das ist vollständig digitale Kommunikation ohne Zwischenschritte. Ein Lieferant sendet eine Rechnung über XML, EDI oder Kanäle wie Peppol oder Tungsten oder länderspezifische Kanäle wie SDI in Italien. Es spielt keine Rolle, welche Plattform es ist; eine gute e-Invoicing-Plattform kann die gesendete Rechnung abrufen, erkennen und lesen. Rechnungen basierend auf einer Bestellnummer werden automatisch gebucht, wenn keine Abweichungen vorhanden sind. Systeme verwenden Abgleichkriterien wie Preis, Bestellnummer und ob die Waren empfangen wurden.“

Durchführung eines Scans

Du kannst eine Onboarding-Analyse durchführen, um herauszufinden, ob deine Lieferanten mit einem der genannten Netzwerke verbunden sind. Van Geel: „In kurzer Zeit kannst du sehen, wie viele deiner Rechnungen elektronisch verarbeitet werden können. Oft sind es überraschend viele. Die Routty-Plattform, die Dynatos vertreibt, hat ein Dashboard für Kunden, auf dem Informationen darüber geteilt werden, welche Lieferanten digital über Peppol oder andere Netzwerke fakturieren können. Kunden werden proaktiv über mögliche digitale Transformationen informiert. Dies kann den Prozess des Übergangs von PDFs erheblich beschleunigen.“

Schneller Bezahlt Werden

Der Scan hilft, aber deine Organisation muss eine langfristige Digitalisierungs-Onboarding-Strategie festlegen. Wie bringst du Lieferanten dazu, den einfachen und weit verbreiteten PDF zu vermeiden? Die Technologie ist vorhanden; jetzt liegt es an den Unternehmen, sie umzusetzen. Schnelleres Bezahlen kann auch ein Anreiz für Lieferanten sein, umzusteigen. Van Geel: „Vielleicht musst du dich nicht an eine Zahlungsfrist von 30 Tagen halten, vielleicht nur an 14 Tage, weil die Rechnung schnell durch die Systeme läuft. Die Frage ist natürlich, ob du dies als Organisation anbieten möchtest, in Anbetracht des Cashflows deines Unternehmens. Diese langfristige Onboarding-Strategie beginnt auch mit dem ursprünglichen Vertrag mit einem Lieferanten. Vereinbare das Rechnungsformat und setze, wenn möglich, bestimmte Standards durch.“

Die Grundlage—die digitale Verarbeitung von Rechnungen—muss stimmen, um den nächsten Schritt zu gehen. Van Geel: „Wo wir noch hauptsächlich ein PDF-Land sind, besteht die Möglichkeit, den Rechnungsprozess in den kommenden Jahren vollständig digital zu machen. Wir müssen uns von der PDF-Rechnung verabschieden. Der Source-to-Pay-Prozess kann vollständig digital sein; die Technologie ist vorhanden. Es ist effizient, effektiv und vermeidet Fehler. Darüber hinaus gewinnt die Finanzabteilung mehr Raum, um als Geschäftspartner basierend auf den aktuellsten Zahlen zu agieren, die vollständig digital erfasst werden. Warum sollten wir diesen Prozess nicht digitalisieren?“

Beginne noch heute, deine Finanz- und Beschaffungsprozesse in deiner Organisation zu automatisieren.