Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist dafür verantwortlich, dass alle gültigen Rechnungen von Verkäufern bearbeitet, genehmigt und bezahlt werden. Vom Rechnungseingang über die Zahlung bis hin zur Archivierung können sich bei jedem Schritt dieses Prozesses Fehler einschleichen. Rechnungen durchlaufen in der Regel mehrere Stationen, die von Organisationsregeln abhängen, was den gesamten Prozess fehleranfällig machen kann.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beschleunigt Ihre Rechnungsverarbeitung und eliminiert hohe Betriebskosten, Säumniszuschläge und Fehler im Prozess.
#01
Eingegangene Rechnungen
Lieferantenrechnungen gehen in der Regel über verschiedene Kanäle und in verschiedenen Formaten wie PDF, XML, JPG und auf Papier ein. Die Automatisierung der eingehenden Rechnungen mit Hilfe von Sortier- und Kategorisierungsfunktionen vereinfacht diesen Prozess und leitet alle Rechnungen durch einen einzigen Trichter in Ihre Kreditorenbuchhaltung.
#02
Datenerfassung und -verifizierung
Rechnungen müssen oft mit anderen relevanten Dokumenten, etwa Bestellungen und Lieferscheinen, abgeglichen werden. Durch die Automatisierung der Datenerfassung und -überprüfung werden die Informationen automatisch digitalisiert, und die Bestätigung ist mit allen verfügbaren Datenquellen, zum Beispiel ERP-Daten, möglich.
#03
Weiterleitung und Genehmigung
Falls Rechnungen der Genehmigung durch eine oder mehrere Personen im Unternehmen bedürfen, müssen diese Rechnungen der zuständigen Person zur Verfügung gestellt werden. Mit Workflow-Automatisierung erfordert die Genehmigung von Rechnungen nicht viel mehr als ein paar Mausklicks, und die Rechnung wird automatisch verarbeitet oder mit Ihren Kommentaren an den nächsten Genehmigenden weitergeleitet.