KBC ist ein führender Bankversicherer, der zehn Millionen Kunden in Belgien, der Tschechischen Republik, der Slowakei, Ungarn und Bulgarien betreut. Mit 36.000 Mitarbeitern und einem Netzwerk von 1.560 Bankfilialen verarbeitet KBC jährlich über 90.000 Rechnungen und hat etwa 15.000 aktive Nutzer. In Anerkennung des Modernisierungsbedarfs setzte sich KBC das Ziel, seinen Kreditorenprozess (AP) zu digitalisieren, um Effizienz und Kontrolle zu verbessern.

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Herausforderungen

KBC sah sich mit mehreren Problemen im bestehenden Kreditorenprozess konfrontiert, darunter hohe Kosten und Umweltbelastungen durch den Versand von Papierrechnungen nach Osteuropa, fehlende Echtzeit-Einblicke in den Rechnungsstatus, häufige Fehler und Verzögerungen sowie Betrugsrisiken durch abgefangene Rechnungen mit geänderten Bankdaten. Manuelle Dateneingaben führten zudem zu Ineffizienzen und Frustration.

Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, arbeitete KBC mit Dynatos zusammen, um den Process Director von Tungsten Automation für SAP zu implementieren. Diese Lösung automatisierte die Rechnungsverarbeitung mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) für wichtige Rechnungsfelder und integrierte sich nahtlos in SAP für die Echtzeit-Datenübertragung und Überwachung. Das neue System bot einen benutzerfreundlichen Workflow, der für alle relevanten Mitarbeiter zugänglich war, ein digitales Archiv, das den gesetzlichen Vorschriften entspricht, sowie eine End-to-End-Überwachung, um den Rechnungsstatus zu verfolgen und Engpässe zu identifizieren.

Digital ist das neue Normal, wie die Tatsache zeigt, dass viele Lieferanten selbst auf uns zukamen und darum baten, ihre Rechnungen digital zu übermitteln.

Ergebnisse

Durch diese Maßnahme konnte KBC die Effizienz durch reduzierte manuelle Dateneingaben steigern. Zudem gab es eine bessere Kontrolle und Transparenz über die Finanzprozesse. KBC erzielte außerdem Kosteneinsparungen durch digitales Archivieren und reduzierte seinen CO₂-Fußabdruck. Darüber hinaus verbesserte das neue System die Betrugsprävention und erhöhte die Zufriedenheit der Lieferanten durch optimiertes Handling und schnellere Zahlungen. Außerdem konnten sich die Mitarbeiter auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt manuelle Daten einzugeben.

90.000

Jährlich verarbeitete Rechnungen mit weniger Fehlern und höherer Effizienz.

Die bedeutendste Verbesserung ist, dass Rechnungen sofort digitalisiert, kodiert und zur Genehmigung weitergeleitet werden. Dies ist eine echte Veränderung der Arbeitsabläufe bei KBC.