Jeden Tag transportiert die Rotterdam Electric Tram, oder RET kurz, 600.000 Reisende sicher, zuverlässig und effizient durch Rotterdam. Mit 3.500 Mitarbeitern strebt RET danach, hochwertigen öffentlichen Verkehr zu bieten und gleichzeitig positiv zur Umwelt beizutragen. Alle Straßenbahnen und U-Bahnen laufen mit grüner Energie, und RET investiert in Elektrobusse, um die Nachhaltigkeit zu verbessern.
Herausforderungen
RET sah sich mit Ineffizienzen in seinen manuellen Dateneingabeprozessen konfrontiert, insbesondere bei der Bearbeitung von Belegen und Leistungsnachweisen von Lieferanten. Das veraltete System bot keine Echtzeit-Einblicke, Kontrolle und Integration mit SAP, was zu Frustrationen bei der Berichterstattung und den monatlichen Abschlüssen führte.
Lösung
In Zusammenarbeit mit Dynatos implementierte RET den Process Director (PD) von Tungsten Automation für SAP. Diese Lösung automatisierte den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess und integrierte OCR-Daten nahtlos in SAP. Die Implementierung wurde in wenigen Monaten abgeschlossen und bot einen benutzerfreundlichen, zugänglichen Workflow, der die Genehmigungs- und Feedbackprozesse vereinfachte. Dieses System bot auch die gewünschte Scan- & Erkennungsfunktion und verwendete ein Prinzip der Drei-Wege-Abgleichung zur Überprüfung eingehender Rechnungen, wodurch Fehler und falsche Zahlungen reduziert wurden.
Ergebnisse
Die Implementierung des Process Director für SAP brachte erhebliche Verbesserungen für die Operationen von RET. Die Automatisierung des Scannens und Erkennens von Rechnungen reduzierte die manuelle Dateneingabe, erhöhte die Effizienz und Kontrolle über die finanziellen Prozesse. Die nahtlose SAP-Integration minimierte Fehler und verhinderte falsche Zahlungen, während der vereinfachte Workflow eine einfache Leistungsaufzeichnung und schnelle Identifizierung von Engpässen ermöglichte. Diese zukunftssichere Lösung unterstützt das Ziel von RET, 80% ihrer finanziellen Operationen zu digitalisieren. Darüber hinaus verbesserte das System die Verantwortlichkeit, indem sichergestellt wurde, dass jede Rechnung eine genehmigte Leistung hat und förderte die Nachhaltigkeit, indem es die Abhängigkeit von physischen Dokumenten durch digitale Prozesse und die Nutzung der elektronischen Lieferplattform Routty reduzierte.
80%
Digitalisierte Finanzoperationen
