Das Speichern, Versenden und Empfangen von Finanzdokumenten unterliegt verschiedenen Vorschriften und Standards, insbesondere international. Diese Vorschriften sind in den sogenannten „PEPPOL BIS“ (Business Interoperability Specifications) standardisiert. Die Nutzung einer e-Rechnungs- oder e-Delivery-Plattform erleichtert die Einhaltung dieser Standards und Gesetze. Mit der e-Rechnungsplattform von Dynatos, Routty, können Sie Finanzdokumente in vorformatierten Standards und Prozessen archivieren, empfangen und versenden. Einer dieser Prozesse erfolgt über den PEPPOL-Zugangspunkt.
Was ist PEPPOL?
Das Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL)-Netzwerk ermöglicht es Handelspartnern in ganz Europa, elektronische Dokumente über das PEPPOL-Netzwerk auszutauschen. Die über den Kanal verarbeiteten Dokumente umfassen: elektronische Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge und mehr. Über die Zugangspunkte können Käufer und Lieferanten alle Nutzer des PEPPOL-Netzwerks erreichen. Beispielsweise können sich die Nutzer einmalig mit dem System verbinden, Rechnungen international senden und empfangen sowie Bestellungen und Ausschreibungen aufgeben.
PEPPOL besteht aus einigen Standards, die grenzüberschreitende eProcurement ermöglichen. Eine von OpenPEPPOL verwaltete Vertragsstruktur regelt die Nutzung davon. Obwohl das Netzwerk keine eProcurement-Plattform ist, bietet es eine Reihe technischer Spezifikationen, die in bestehenden Finanz- und ERP-Systemen implementiert werden können.
Open PEPPOL
OpenPEPPOL ist eine internationale gemeinnützige Vereinigung, die gegründet wurde, um es Unternehmen zu ermöglichen, elektronisch miteinander und mit jeder europäischen öffentlichen Institution zu kommunizieren. Vor der Einrichtung des PEPPOL-Netzwerks war es bereits möglich, international zu fakturieren und internationale Bestellungen aufzugeben. Aufgrund der vielen verschiedenen Systeme, Vorschriften und Standards waren die bestehenden Kanäle jedoch nicht verbunden, sodass Rechnungen und Bestellungen häufig manuell erstellt werden mussten.
OpenPEPPOL bietet einen Kanal mit festen Protokollen und ist international gesetzeskonform. Dies ermöglicht es Unternehmen, international zu fakturieren und Bestellungen auszutauschen. Immer mehr Regierungsbehörden und Länder nutzen ebenfalls das Netzwerk für Ausschreibungen sowie das Versenden und Empfangen von Rechnungen. Viele europäische Regierungen nutzen das System bereits, und mehrere Länder haben den Kanal zur Rechnungsstellung an die Regierung verpflichtend gemacht.
Elektronische Rechnungsstellung mit Routty
Mit Routty nutzen Sie eine e-Delivery-Lösung zur Verarbeitung eingehender und ausgehender Rechnungen und Finanzdokumente. Routty bietet Standardlösungen für die Zustellung und den Empfang von Rechnungen per E-Mail sowie eine direkte Verbindung zu Kunden, e-Rechnungsplattformen oder Netzwerken, einschließlich des PEPPOL-Netzwerks. Die Routty-Plattform erleichtert das Hinzufügen von Kanälen und das Verarbeiten von Dokumenten, unabhängig davon, wie sie das Unternehmen erreichen oder verlassen, und in allen Dateiformaten, einschließlich beispielsweise E-Mail-Anhänge, XML, EDI oder PDF-Dateien.
Vorteile von PEPPOL:
- Internationales Netzwerk für die Verarbeitung finanzieller Dokumente (PEPPOL e-Delivery-Netzwerk).
- Integrierte Dokumentenspezifikationen, Standards und Prozesse (PEPPOL Business Interoperability Specifications „BIS“).
- Technische und rechtliche Grundlage für eProcurement-Standards.
- Elektronischer Katalog zum Austausch von Informationen über Waren und Dienstleistungen, die im Rahmen eines Vertrages angeboten werden.
- Elektronische Bestellungen und Rechnungsstellung bieten dem Käufer und den Lieferanten vordefinierte Verfahren zum Austausch standardisierter Geschäftsinformationen an Unternehmen und Regierungen.
Übersicht des Peppol-Netzwerks
Peppol funktioniert als Netzwerk von miteinander verbundenen Zugangspunkten, wie Routty, das den standardisierten Austausch elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen, Regierungsbehörden und anderen Einrichtungen erleichtert. Das Netzwerk basiert auf einem Vier-Ecken-Modell, das den Absender, den Empfänger und deren jeweilige Zugangspunkte umfasst. Wenn ein Unternehmen eine e-Rechnung oder ein anderes elektronisches Dokument initiiert, wird es an seinen Zugangspunkt übermittelt, wo es auf die Einhaltung der Peppol-Standards überprüft wird.
Verschlüsselter Dokumentenaustausch
Das Dokument wird dann sicher verschlüsselt und über das Peppol-Netzwerk an den Zugangspunkt des Empfängers übermittelt. Bei Empfang überprüft der Zugangspunkt des Empfängers das Dokument, bevor es entschlüsselt und an das System des Empfängers geliefert wird. Dieser Prozess ermöglicht einen nahtlosen Austausch elektronischer Dokumente über Grenzen und Branchen hinweg.
Grenzüberschreitender Handel mit dem Peppol-Netzwerk
Unternehmen, die Peppol nutzen, können Beschaffungsprozesse optimieren, manuelle Eingriffe reduzieren und die Effizienz steigern, während sie regulatorische Anforderungen erfüllen und die Datensicherheit gewährleisten. Zertifizierte Peppol-Zugangspunkte spielen eine entscheidende Rolle bei der Ermöglichung des sicheren und konformen Austauschs elektronischer Dokumente und befähigen Unternehmen, Peppol für grenzüberschreitenden Handel und Beschaffungsaktivitäten zu nutzen.
Standardisierte Länderpraktiken
Um Interoperabilitätsprobleme zu bewältigen, hat Routty standardisierte Praktiken in verschiedenen Ländern implementiert. Darüber hinaus kann die Nutzung fortschrittlicher Verschlüsselungstechnologien und Compliance-Management-Lösungen die Sicherheit und den Datenschutz der über das Peppol-Netzwerk übertragenen Daten weiter verbessern, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und das Risiko von Datenpannen mindern. Durch proaktive Bewältigung dieser Herausforderungen und die Nutzung von zertifizierten Zugangspunkten wie Routty können Unternehmen das volle Potenzial von Peppol ausschöpfen, Beschaffungsprozesse optimieren, Kosten senken und den grenzüberschreitenden Handel mit größerer Leichtigkeit und Sicherheit erleichtern.
Tauschen Sie Finanzdokumente sicher und geschützt über das standardisierte Peppol-Netzwerk aus und erfüllen Sie automatisch internationale Vorschriften.
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