E-invoicing
Seien Sie bereit für Compliance, digitalisieren Sie und optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe mit E-Invoicing Lösungen
Unternehmen sehen erhebliche Verbesserungen bei der effizienten, rechtskonformen und pünktlichen Verarbeitung von Rechnungen, wenn sie elektronische Rechnungsstellung verwenden. Das Empfangen oder Senden von Rechnungen auf digitalem Weg steigert diese Fähigkeit erheblich.
E-Invoicing ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Geschäftspraktiken. Es ist für Unternehmen entscheidend, in einer sich schnell verändernden Welt der Rechnungsregulierung konform zu bleiben. Darüber hinaus verbessert E-Invoicing die interne Effizienz und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens auf dem Markt.
Was ist elektronische Rechnungsstellung?
E-Invoicing ist eine Methode, bei der Rechnungen digital zwischen einem Lieferanten und einem Käufer (B2B oder B2C) und/oder einer Regierung (B2G) ausgetauscht werden. Dabei werden Rechnungsdaten in strukturierten Formaten, wie XML, X-Rechnung, ZugFeRD oder EDI, direkt von einem System zum anderen oder über ein Regierungsportal, über Peppol oder ein anderes Netzwerk elektronisch übertragen. Diese Methode optimiert den Prozess der Rechnungsstellungsprozess, reduziert manuelle Fehler und beschleunigt die Zahlungsabwicklung, was die Effizienz steigert und Kosten spart.
Senden oder empfangen Sie immer noch Rechnungen in einem Umschlag oder als PDF-Datei per im Anhang einer E-Mail? Mit der E-Invoicing Software von Dynatos können Sie Rechnungen in jedem bevorzugten Format oder über jeden Kanal senden und empfangen.
Steigern Sie Effizienz und Compliance mit E-Invoicing.
Integration von E-Invoicing
Immer mehr Unternehmen verfügen über mehrere P2P, ERP oder Finanzsysteme innerhalb ihrer Organisation. Integration ist entscheidend, um eine zukunftsorientierte und ausgereifte Lösung zu realisieren.
Flexibilität und Komfort sind die Treiber für Dynatos, um sich mit Ihrem Backend System zu verbinden. Mit Dynatos können Sie auf verschiedene Arten die Integration direkt herstellen:
- Durch eine API-Schnittstelle oder Webservices
- Über Dateneingabe & Konvertierung
- Direkte Integrationen durch uns oder unsere Partner wie SAP, Oracle, Coupa, Microsoft u.a.
- Durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA)
Jedes Format
Leiten Sie alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen in einen einzigen Flow. Unsere Lösung für das E-Invoicing verarbeitet alle Ihre Rechnungsdokumente, ganz gleich, ob sie noch als E-Mail mit PDF-Anhang ankommen, oder schon in elektronischer Form als strukturierter Datensatz in XML oder über länderspezifische Plattformen wie ChorusPro in Frankreich, Sdl in Italien, KSeF in Polen oder NemHandel in Dänemark eintreffen oder versendet werden.
Die Software extrahiert und validiert automatisch relevante Daten aus Ihren Dokumenten. Diese Daten werden schnell an Workflows oder Finanzsysteme übertragen, wodurch nahtlose, konforme und effiziente Finanzoperationen sichergestellt werden.
Rechtliche Anforderungen
Aufgrund länderspezifischer Gesetzgebung steigt die Nachfrage nach E-Invoicing. Ein Beispiel dafür ist das kürzlich in Rumänien veröffentlichte Mandat. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass sich die Gesetzgebung zum E-Invoicing auch in Ihrem Land bald ändern wird. Darüber hinaus erfordert die Speicherung von Dokumenten und elektronischen Daten auch rechtliche sichere Archivierungslösungen.
Ein digitales Archiv ermöglicht es Ihnen, eingehende und ausgehende Dokumente mit ihren Daten in einer strukturierten Umgebung zu verwalten und zu archivieren. Dieses Archiv entspricht der Gesetzgebung für die gesetzliche Archivierung von Rechnungen.
Dokumente (PDF, XML oder EDI) werden zusammen mit den Metadaten im Archiv abgelegt, um eine einfache Einsichtnahme und einen einfachen Zugriff zu ermöglichen. Auf die rechtlichen Dateien kann über ein Webportal mit erweiterten Suchfunktionen zugegriffen werden.
Kosteneinsparungen mit E-Invoicing
Eine im April 2024 veröffentlichter Bericht von Billentis (The global E-Invoicing and tax compliance report) zeigt, dass die Verarbeitung von E-Rechnungen anstelle von papierbasierten oder PDF-Rechnungen ein Einsparpotenzial von bis zu 6,60 € pro Rechnung oder mehr bei Ihren direkten Ausgaben bietet. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit und Aufwand Sie einsparen könnten. Vier Bereiche potenzieller Einsparungen können definiert werden:
- Reduzierte Kosten für den Versand von Rechnungen per Post, einschließlich Ausgaben für Druck, Infrastruktur, Arbeitskräfte zur Vorbereitung der Rechnungen und mehr.
- Reduzierte Kosten im Zusammenhang mit ausstehenden Rechnungen, einschließlich Mahnungen und Inkassoprozessen.
- (Indirekte) Einsparungen durch effiziente Rechnungsformatierung und -zustellung, die eine schnellere Zahlungsnachverfolgung und Rückerstattungen erleichtern.
- Kosteneinsparungen durch die Digitalisierung der Rechnungsarchivierung, wodurch Ausgaben im Zusammenhang mit papierbasierten Archivierungsmethoden entfallen.
E-Invoicing steigert die Effizienz Ihres Unternehmens, indem es den Rechnungsaustausch automatisiert, Fehler reduziert und stets die Compliance gewährleistet.
Mehr als nur elektronische Rechnungsstellung
Eine zukunftssichere Lösung
Sind Sie bereit für die Zukunft, wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse betrachten? Mit Routty von Dynatos als Lösung für das E-Invoicing sind Sie es. Dank aller erforderlichen B2B und B2G-Mandate ist es ebenso zukunftssicher wie kosteneffizient durch automatisierte Einhaltung der gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben.
Frequently asked
Implementing electronic invoicing involves assessing your current invoicing processes, selecting suitable technology solutions, training staff, and establishing connections with trading partners for the electronic exchange of invoices.
The costs of electronic invoicing include initial setup and implementation costs, software licensing or subscription fees, ongoing maintenance expenses, and any costs related to integrating with existing systems.
Common file formats for electronic invoices include XML, EDI, PDF, and structured data formats compatible with electronic invoicing standards such as UBL (Universal Business Language).
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