Auftragsbestätigungen
Verarbeiten Sie Auftragsbestätigungen automatisch innerhalb von SAP.
Auftragsbestätigungen ermöglichen ein effizientes Transaktionsmanagement, unterstützen finanzielle Kontrollen, automatische Rechnungsbuchungen und tragen zur Gesamtwirksamkeit der Beschaffungsfunktion in Ihrem Unternehmen bei.
Verarbeiten Sie Ihre Auftragsbestätigungen berührungslos
In einem optimierten Beschaffungsprozess auf jede Bedarfsmeldung und Bestellung eine Auftragsbestätigung des Lieferanten. , Sie beinhaltet wichtige Informationen und die Details des Auftrags. Diese Bestätigungen sorgen nicht nur für Genauigkeit und Transparenz, sondern steigern auch die Rechenschaftspflicht und geben Ihnen Vertrauen in jede Kaufentscheidung, die Ihr Unternehmen trifft.
Optimieren Sie die Beschaffung mit der Automatisierung von Auftragsbestätigungen: Gewährleisten Sie Genauigkeit, Transparenz, reduzieren Sie Fehler und verbessern Sie Ihren Prozess.
Der automatisierte Auftragsbestätigungsprozess:
- Überprüfung der Bestelldetails: Auftragsbestätigungen bieten eine detaillierte Zusammenfassung der gekauften Artikel, einschließlich Beschreibungen, Mengen, Preise und anwendbarer Rabatte oder Steuern. Unsere Software Engine sammelt alle notwendigen Daten mittels maschinellen Lernens (ML) und künstlicher Intelligenz (KI).
- Bestätigung der Geschäftsbedingungen: Auftragsbestätigungen enthalten die Geschäftsbedingungen des Kaufs, wie Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen, Garantien und Rückgaberichtlinien.
- Empfang von Waren und Dienstleistungen: Nach Erhalt einer Auftragsbestätigung kann die Abteilung die Lieferung der Waren oder Dienstleistungen erwarten. Dies ermöglicht es ihnen, den Empfang, die Inspektion und die Annahme der gekauften Artikel gemäß den Beschaffungsverfahren zu planen. Der Wareneingang nimmt den Lieferschein entgegen.
- Erleichterung der Zahlungsabwicklung: Auftragsbestätigungen dienen als unterstützende Dokumentation für die Einleitung von Zahlungen an Lieferanten. Durch den Verweis auf die bestätigten Bestelldetails kann die Finanzabteilung Rechnungen genau bearbeiten und mit den entsprechenden Bestellungen abgleichen.
- Behebung von Abweichungen: Falls Abweichungen zwischen der Auftragsbestätigung und dem tatsächlichen Empfang von Waren oder Dienstleistungen auftreten, kann die Finanzabteilung Probleme mit dem Lieferanten schnell ansprechen und lösen.
- Dokumentation und Prüfung: Auftragsbestätigungen dienen als wichtige Aufzeichnungen für Prüfungszwecke und bieten einen umfassenden Nachweis der Beschaffungstransaktionen.
Vorteile der automatischen Verarbeitung von Auftragsbestätigungen
Auftragsbestätigungen bieten zahlreiche Vorteile, die den Beschaffungsprozess optimieren und verbessern. Durch die Überprüfung der Bestellinformationen wird Genauigkeit gewährleistet und kostspielige Fehler werden vermieden. Darüber hinaus fördert die Dokumentation der Geschäftsbedingungen jeder Bestellung Transparenz und Rechenschaftspflicht. Finanzielle Kontrolle wird erleichtert, indem Einkäufe mit den Budgetvorgaben und Genehmigungsprozessen in Einklang gebracht werden. Dadurch werden Risiken wie Zahlungsverzögerungen, Verspätungsgebühren oder Strafen reduziert, das Cash-Management optimiert und die Beziehungen zu Lieferanten verbessert. Darüber hinaus wird die Einhaltung interner Beschaffungsrichtlinien, gesetzlicher Anforderungen und vertraglicher Verpflichtungen sichergestellt. Automatisierte Workflows, Vorlagen und elektronische Kommunikationskanäle sorgen für eine höhere Effizienz. Klare und rechtzeitige Bestätigungen belegen zudem Professionalität und ermutigen Lieferanten, die Bestellungen von Ihnen als Handelspartner zu priorisieren. Und all dies ist vollständig in SAP integriert.
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