Jedes Unternehmen möchte so effizient wie möglich arbeiten. Daher ist die Automatisierung von Geschäftsabläufen ein logischer Schritt. Ihre Finanzgruppe kennt wahrscheinlich eine Reihe von Bereichen, in denen Automatisierung von Nutzen sein kann. Die Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ermöglicht Ihnen, Aufgaben, Teilprozesse und vollständige Prozesse von manueller auf halb- oder sogar vollautomatische Bearbeitung umzustellen. Aber ab wann wird die Investition in RPA rentabel?
In unserem letzten Blogbeitrag haben wir bereits darüber gesprochen, wie RPA immer mehr im Trend liegt. Das Problem mit Trends ist jedoch, dass Unternehmen sich oft gezwungen sehen, auf sie aufzuspringen, ohne wirklich zu wissen, ob sie dem Trend wirklich folgen müssen und ob er profitabel sein wird; schließlich ist die Angst, den Anschluss zu verpassen, menschlich und somit verständlich. Wenn Kunden uns also mit Fragen zu Investitionen in RPA anrufen, liegt es an uns festzustellen, ob sie tatsächlich einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt.
Um den wahren Mehrwert durch RPA zu quantifizieren, müssen wir zunächst einen Blick auf den aktuellen Stand der Automatisierung innerhalb des Unternehmens werfen. Dynatos hat eine nachgewiesenermaßen hervorragende Erfolgsgeschichte in der Automatisierung von Finanzprozessen (FPA) vorzuweisen. Im Laufe der Jahre haben wir unsere Kunden mit Automatisierungslösungen in den Bereichen „Source to Pay“, „Order to Cash“, „Record to Report“ und „Kundenbestellungen“ versorgt.
In diesen Bereichen gibt es viele standardisierte Prozesse, die erhebliche manuelle Eingriffe erfordern und hohe Mengen an (halb-)strukturierten Dokumenten beinhalten, deren rechnergestützte Verarbeitung als schwierig gilt. Daher die erste Frage: „Gibt es bei Ihnen Abläufe, die gute Kandidaten für eine Automatisierung sein könnten?“
Von der Automatisierung zur Robotisierung
Wir sehen nicht nur auf die Möglichkeiten der Automatisierung, sondern auch darüber hinaus. Denn wir erkennen definitiv das Potenzial von RPA. Die zweite Frage lautet also: Gibt es personalintensive Prozesse, die auch mit RPA durchgeführt werden könnten?
Um die Möglichkeiten der RPA voll auszuschöpfen, muss die Geschäftsleitung sicher sein, dass die Software-Bots nicht nur präzise arbeiten, sondern die Aufgaben der Mitarbeiter auch ohne Serviceverlust, Genauigkeit und Zusatzkosten übernehmen können. Um dies zu überprüfen, müssen sechs Fragen beantwortet werden:
- Gibt es einen hohen Anteil an manuellen Routineprozessen?
- Ist die Arbeit umfangreich?
- Ist die Arbeit „regelgestützt“, das heißt sind bereits Standards für die Prozesse, Dokumente und Abläufe definiert?
- Sind die verschiedenen (elektronischen) Inputtypen standardisiert, und werden sie verstanden?
- Sind die Prozesse ausgereift, konsistent und stabil?
- Zeichnen sich diese Prozesse im Allgemeinen durch eine geringe „Ausnahmequote“ aus?
Besonders von Source to Pay (das ist die Einkaufsseite im Bereich Finanzen; die Kreditorenbuchhaltung) und Order to Cash (die Verkaufsseite; Debitorenbuchhaltung und ausgehende Rechnungen) ist uns bekannt, dass die oben genannten Fragen oft mit „Ja“ beantwortet werden können. Diese Anwendungen können als „dokumentengetriebene“ Prozesse bezeichnet werden, die durch intelligente Prozessautomatisierung und maschinelles Lernen vollständig automatisiert werden können.
Bevor Sie also auf den RPA-Zug aufspringen, müssen Sie prüfen, ob sich Ihre Investitionen auch lohnen. Obwohl wir glauben, dass RPA unseren Kunden erheblichen Nutzen bringen kann, ist es auch richtig, dass sie wenig Gewinn abwirft, wenn sie nicht sachgerecht und kompetent eingesetzt wird. Wenn wir der Meinung sind, dass andere Optionen gewinnträchtiger sind, werden wir sie Ihnen auf jeden Fall ebenfalls vorstellen. Deshalb stehen diese sechs Fragen stets am Beginn unserer Arbeit. Wenn wir sie uneingeschränkt mit „Ja“ beantworten können, wissen wir sicher, dass RPA Ihnen als Unternehmen von großem Nutzen sein wird.
