¡Gestionar sus cuentas por pagar sin automatización es un esfuerzo desperdiciado! Hoy en día, se invierte demasiado tiempo y energía en resolver problemas. ¿Y si pudiera solucionar un problema antes de que ocurra? Automatizar su proceso de Cuentas por Pagar ayuda a resolver el rompecabezas.
El problema: demasiados flujos difíciles de controlar
En las Cuentas por Pagar, se trata de esperar y correr. Al recibir los datos necesarios de sus facturas, es momento de introducir la información en su sistema, compararla con los datos existentes y autorizar el flujo. A partir de este punto, todo debería estar listo. A menos que haya cometido un error al hacerlo manualmente. En ese caso, empieza la búsqueda del error. Debe hacerlo todo de nuevo. Imagine el tiempo que lleva repetir este proceso para cada flujo de trabajo, proyecto o proveedor. O peor aún, ¿qué pasa si el error ni siquiera se detecta?
Buscar dónde se cometió el error puede ser complicado. Especialmente porque algunos errores surgen en un paso del proceso, pero su causa se encuentra en otro lugar. Nick Leirs, líder del equipo CoE Business Processes, explica: «Buscar problemas sigue siendo un gran desafío en las organizaciones. Personas de todos los departamentos deben reunirse y aportar sus piezas del rompecabezas. Nosotros estamos aquí para resolverlo de la manera más eficiente.»
La solución: automatización
Organizar los datos dispersos y los flujos de trabajo en una imagen clara requiere esfuerzo. La automatización está aquí para ayudar. Process Director para la automatización de Cuentas por Pagar comienza con una solución OCR. Esta captura los datos necesarios de una factura. Esto se puede hacer en la nube utilizando la solución OCR inteligente «Tungsten AP Essentials», que tiene capacidades de autoaprendizaje. Esto significa que una vez que procese una factura, el software sabrá qué información capturar para futuras facturas.
Después de completar el proceso OCR, los datos de la factura y la imagen se transferirán al Process Director, que está integrado en su sistema SAP. Las facturas basadas en órdenes de compra (PO) se comparan automáticamente en dos o tres niveles con la orden de compra y/o el recibo de mercancías. Las posibles desviaciones se envían automáticamente al responsable del presupuesto para su aprobación. Las facturas que no están basadas en órdenes de compra se codifican y se envían a través de un flujo de trabajo para su autorización.
Garantizar el cumplimiento
El uso del módulo AP optimiza sus operaciones y mantiene, si no mejora, la precisión de sus transacciones. Cuando la gestión de sus facturas y pagos funciona sin problemas, sus relaciones con los proveedores también florecerán. Gracias a las actualizaciones en tiempo real y a la coincidencia automática, nunca volverá a pasar por alto un error.
Nick Leirs también destaca el importante papel de las Cuentas por Pagar en la transición a la facturación electrónica. Gracias a la automatización, los datos de sus facturas crearán un mensaje estructurado que puede enviarse al siguiente sistema para su procesamiento.
En resumen, el uso del módulo de Cuentas por Pagar permite:
- Optimizar y agilizar su proceso de facturación
- Integrar datos
- Visualizar esos datos
- Mejorar las relaciones con los proveedores
- Cumplir con las normativas vigentes
Otros artículos en la serie «5 pasos hacia un proceso de facturación automatizado»:
Parte 1: Optimización de solicitudes de compra.
Parte 2: Automatización de confirmaciones de pedido para ahorrar tiempo y energía.
Parte 3: La importancia de las notas de entrega para el procesamiento automatizado de facturas.
Parte 5: Lograr un alto rendimiento en los pedidos de venta.
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