En el complejo proceso del comercio, donde los bienes viajan del vendedor al comprador, la claridad y la precisión son esenciales. En esta avalancha de transacciones, surge un documento a menudo pasado por alto: la nota de entrega. Descubramos la importancia de estos documentos aparentemente simples, los desafíos que abordan y cómo pueden ayudar a superarlos.
Dentro del proceso de compras, es fundamental saber qué entra y qué sale. Las notas de entrega le ayudan a mantener el control. Gracias a este documento, tanto usted y su organización como su cliente se aseguran de recibir y entregar los productos correctos, en las cantidades adecuadas. Es importante que el remitente y el receptor estén alineados.
Navegando errores manuales
En el ámbito de los procesos manuales, los errores acechan en cada paso. Desde información incorrecta hasta artículos faltantes, el potencial de errores es constante. Imagine un cliente esperando ansiosamente su paquete, solo para descubrir artículos dañados o faltantes al recibirlo. Las repercusiones son inmediatas: frustración, inconvenientes y una avalancha de consultas de clientes.
Aquí es donde la nota de entrega juega un papel crucial. Al proporcionar un registro claro de los bienes enviados, actúa como salvaguarda contra discrepancias y disputas. Para evitar errores manuales, recurrimos a la automatización, cerrando la brecha entre el remitente y el receptor con precisión y claridad.
Impulsar la automatización
Al adoptar la automatización de las notas de entrega, las empresas pueden superar las limitaciones del procesamiento manual, minimizar el riesgo de errores y optimizar las operaciones.
Con el procesamiento automatizado, la necesidad de intervención manual disminuye, lo que permite transacciones fluidas y mayor confiabilidad. Las capacidades de integración fortalecen aún más esta transformación, garantizando un flujo de datos sin interrupciones entre los procesos de ventas, inventario y finanzas.
Ventajas de la automatización:
- Eficiencia – Reduzca los tiempos de procesamiento y utilice los recursos de manera más efectiva.
- Precisión – Garantice información exacta en las notas de entrega y fomente el cumplimiento de los requisitos regulatorios.
- Transparencia – Proporcione información clara y detallada sobre el proceso de compras, fomentando la confianza y facilitando transacciones fluidas.
- Información – Genere datos detallados sobre el rendimiento de los proveedores e identifique oportunidades de optimización en la cadena de suministro.
Al realizar pequeñas mejoras en el programa, se logran grandes avances en eficiencia y accesibilidad del proceso.
Marek Razynski, Consultor Senior en Dynatos.
Uso de sistemas ERP
Para aprovechar al máximo el potencial de la automatización, las empresas pueden recurrir a una variedad de soluciones de software. Nuestros sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y el software de gestión de gastos empresariales (BSM), como Coupa, ofrecen plataformas personalizables e integradas adaptadas a sus necesidades. Al incorporar las notas de entrega en su programa de software, obtendrá una mayor visibilidad en todo su proceso de compras.
El consultor senior Marek Razynski ve un gran valor en Process Director. Al realizar pequeñas mejoras en el programa, se logran grandes avances en términos de eficiencia y accesibilidad. Un ejemplo de ello son las sugerencias automatizadas de notas de entrega en su bandeja de entrada. El software crea un documento sugerido para una entrega esperada, incluso antes de recibirla. Esto aumenta la transparencia en su proceso de compras. Gracias al acceso web, el software no solo ahorra tiempo, sino también costos: no se necesitan cuentas SAP separadas para cada usuario.
Otros artículos en la serie «5 pasos hacia un proceso de facturación automatizado»:
Parte 1: Optimización de solicitudes de compra.
Parte 2: Automatización de confirmaciones de pedido para ahorrar tiempo y energía.
Parte 4: Mantener un registro de las cuentas por pagar.
Parte 5: Lograr un alto rendimiento en los pedidos de venta.
El módulo de notas de entrega en 20 minutos
Familiarícese con las notas de entrega de PD en 20 minutos con Leroys Lunch & Learn.
