¿Está cansado de revisar manualmente sus confirmaciones de pedido buscando ceros añadidos por error o fechas de entrega equivocadas? Lo entendemos. Las confirmaciones de pedido están destinadas a brindar mayor transparencia, mejorar la precisión y, por lo tanto, evitar errores. Sin embargo, gestionar todas las confirmaciones de pedido que su organización o departamento recibe a diario es agotador y propenso a errores humanos. Dynatos está aquí para ayudarle a ahorrar energía y tiempo al automatizar este paso en su proceso de compras.
Sobrecarga de información
Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas es la falta de control centralizado y visibilidad en sus procesos. Las organizaciones a menudo trabajan con flujos de trabajo desconectados, tareas redundantes y dificultades para rastrear el progreso sin un sistema cohesivo. Esta fragmentación dificulta la productividad y aumenta el riesgo de errores y problemas de cumplimiento.
Las confirmaciones de pedido son parte de este problema. Estos documentos varían según la organización, la industria y el producto, pero todos funcionan como una verificación esencial de los detalles de su compra. Incluyen información como la descripción del artículo, cantidades de producto, precios, fechas de pedido y entrega, y términos y condiciones. Verificar que estos detalles sean correctos suena sencillo. Sin embargo, no siempre hay tiempo suficiente para hacerlo con precisión. Automatizar este paso en su proceso de compras le ayudará a mejorar la transparencia, la eficiencia y la responsabilidad.
Proceso automatizado de confirmación
Un proceso automatizado de confirmación permite a las organizaciones hacer muchas cosas más allá de solo verificar los detalles de la compra.
Algunos beneficios incluyen:
- Visibilidad – Encuentre el estado de todas las confirmaciones de pedido en una sola pantalla. Esto permite a las organizaciones rastrear los pedidos en tiempo real. Cualquier discrepancia se detecta de inmediato y, por lo tanto, puede ser resuelta al instante.
- Cumplimiento – Garantice que los pedidos cumplan con las normativas y políticas internas y externas. Al aplicar reglas predefinidas y controles de validación, las organizaciones pueden reducir el riesgo de incumplimiento y mantener registros de auditoría para garantizar la rendición de cuentas.
- Procesamiento – Los flujos de trabajo automatizados mejoran significativamente la eficiencia de las operaciones de compras. Las confirmaciones de pedido se utilizan como documentos de apoyo para iniciar pagos. Configurar alertas para cualquier problema que surja reduce el riesgo de retrasos en los pagos, cargos por demora o sanciones. Esto resulta en buenas relaciones con los proveedores y en una gestión optimizada de los costos.
Process Director simplifica significativamente la gestión de las confirmaciones de pedido.
Michael Haak, consultor en Dynatos.
Uso de Process Director
SAP integra las confirmaciones de pedido de forma estándar. Sin embargo, existen opciones más amigables para el usuario. La interfaz de SAP es limitada y prácticamente no proporciona visibilidad en caso de discrepancias. Un programa mucho más eficiente es Process Director para documentos de confirmación de pedidos tanto en papel como electrónicos. Según Michael Haak, consultor en Dynatos, es la solución ideal para automatizar este paso del proceso de compras. «Process Director simplifica significativamente la gestión de las confirmaciones de pedido. El programa altamente flexible permite manejar discrepancias en sus datos de inmediato.»
Con Process Director, usted decide hasta qué punto llega la automatización de las confirmaciones de pedido. Configure sus propias reglas para validar los datos de los pedidos y manejar las discrepancias. Ahorre tiempo y costos mientras mejora la eficiencia, todo de acuerdo con sus preferencias.
Otros artículos en la serie «5 pasos hacia un proceso de facturación automatizado»:
Parte 1: Optimización de solicitudes de compra.
Parte 3: La importancia de las notas de entrega para el procesamiento automatizado de facturas.
Parte 4: Mantener un registro de las cuentas por pagar.
Parte 5: Lograr un alto rendimiento en los pedidos de venta.
El módulo de confirmaciones de pedido en 20 minutos
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