Cuando compramos algo, nos preguntamos: ¿Realmente lo necesito? ¿Tengo los medios para adquirirlo? Es crucial que cada compra cumpla con ciertos criterios. Lo mismo ocurre con las compras en una empresa. Pero hay un problema: no es sorprendente que el proceso de compras de una empresa sea mucho más complejo que uno personal. Estos procesos suelen ser tanto laboriosos como propensos a errores. ¿Qué podemos hacer para optimizar nuestro proceso de solicitudes de compra? Dynatos tiene la solución. ¿La mejor noticia? ¡Es posible que ya la esté utilizando!
Complejidad del proceso
El proceso de solicitud de compra es necesario para que una empresa funcione sin problemas. Antes de realizar un pedido, este debe ser aprobado por la persona autorizada correspondiente dentro de la empresa. Esto convierte a la solicitud de compra en un paso fundamental del proceso de compras. Todos los empleados deben poder realizar una solicitud para adquirir ciertos productos o servicios. Solo después de la aprobación, se puede realizar un pedido al proveedor. Esto suena bastante sencillo. Entonces, ¿qué está fallando?
El problema radica en el procesamiento. Algunas organizaciones pasan por alto el proceso por completo. Los pedidos se realizan sin autorización. Otras utilizan solicitudes de compra manuales. Esto tiende a consumir tiempo tanto para los solicitantes como para los aprobadores. Los proveedores y sus productos varían, al igual que sus datos. Esto dificulta coordinar múltiples solicitudes, especialmente cuando hay varios departamentos involucrados. Evidentemente, esta complejidad resulta en numerosos errores. Sin un proceso automatizado de solicitudes de compra, perdemos tiempo y tenemos poca visibilidad de nuestros gastos. Esto ralentiza el ciclo de compras, reduciendo finalmente el rendimiento de nuestro negocio.
La solución: automatización
Optimizar su proceso de solicitudes de compra tiene varios beneficios. Process Director, el software de Tungsten Automation, automatiza sus flujos de trabajo. De esta manera, obtiene claridad, integración y control. El proceso de compras se vuelve más transparente. Los empleados asumen una mayor responsabilidad y pueden usar su tiempo de manera más eficiente. Esto reduce los costos en compras, logística y contabilidad.
- Claridad – Sus empleados disfrutan de un proceso claro de solicitudes de compra y de una mayor alineación en las políticas de compras. Esto aumenta la visibilidad y reduce los errores.
- Integración – Obtiene mejores conocimientos sobre todas las solicitudes de compra en cada departamento de su organización. Los catálogos electrónicos existentes se integran. Los datos también se validan automáticamente, por ejemplo, entradas SAP, transacciones y configuraciones.
- Control – Tiene una trazabilidad total. De esta manera, puede prevenir y detectar fraudes, evitar pedidos duplicados y acceder fácilmente a la documentación para auditorías financieras. Esto le permite crear un rastro de auditoría para cumplir con las normativas actuales y futuras.
Uso de SAP
Estas ventajas pueden lograrse rápidamente al usar SAP. Este panel de control permite gestionar todo el proceso de solicitudes. Un Consultor Senior en Dynatos explica: «Puede ver la interfaz de SAP como una cabina de mando desde la cual tiene el control total de todas las solicitudes. Esto le permite tener una visión completa de quién hace qué y qué sucede dónde. Asegura que las solicitudes correctas lleguen a la persona adecuada para su autorización.»
¿La mejor parte? SAP es fácil y amigable para el usuario. Puede cargar archivos adjuntos, y los documentos utilizados previamente se pueden copiar y ajustar. «Es una forma inteligente de derivar o complementar los datos correctos», agrega nuestro consultor.
Otros artículos en la serie «5 pasos hacia un proceso de facturación automatizado»:
Parte 2: Automatice las confirmaciones de pedido y ahorre tiempo y energía.
Parte 3: La importancia de las notas de entrega para el procesamiento automatizado de facturas.
Parte 4: Mantener un registro de sus cuentas por pagar.
Parte 5: Lograr un alto rendimiento en los pedidos de venta.
El módulo de solicitudes de compra en 20 minutos
Familiarícese con las solicitudes de compra de PD en 20 minutos con Leroys Lunch & Learn.
