El problema: demasiados flujos para seguir
Cuando se trata de Cuentas por Pagar, es una cuestión de esperar y apresurarse. Tras recibir los datos necesarios de tus facturas recibidas, es el momento de ingresar la información en tu sistema, compararla con los datos existentes y autorizar el enrutamiento. A partir de este momento, deberías estar listo. A menos que hayas cometido un error al hacerlo todo manualmente. En ese caso, comienza la búsqueda del error. Tienes que hacerlo todo de nuevo. Imagina el tiempo que se tarda en hacerlo para cada flujo de trabajo, proyecto o proveedor. O peor aún, ¿y si no detectas el error en absoluto?
Buscar dónde se cometió el error puede ser complicado. Especialmente porque algunos errores surgen en un paso del proceso mientras que su causa se encuentra en otro lugar. Nick Leirs, Líder del Equipo de Procesos de Negocios, explica: ‘Perseguir problemas sigue siendo un gran problema dentro de las organizaciones. Personas de todos los departamentos deben unirse y rendir cuentas por sus piezas del rompecabezas. Estamos aquí para unir el rompecabezas de la manera más eficiente.’
La solución: automatización
Poner los datos sueltos y flujos de trabajo en una imagen clara requiere algo de esfuerzo. La automatización está aquí para ayudar. Process Director para Cuentas por Pagar comienza con una solución OCR. Esto es para capturar los datos necesarios de una factura. Esto se puede hacer en la nube utilizando la solución inteligente de OCR, Tungsten AP Essentials, que es una solución OCR inteligente con capacidades de autoaprendizaje. Esto significa que una vez que hayas procesado una factura, el software sabe qué información capturar para usar en futuras facturas.
Después de finalizar el proceso OCR, los datos y la imagen de la factura se transferirán al Process Director, que reside en tu(s) sistema(s) SAP. Las facturas basadas en pedidos se comparan automáticamente de dos o tres maneras con la Orden de Compra y/o el Recibo de Mercancías. Las posibles desviaciones se envían automáticamente al responsable del presupuesto para su aprobación. Las facturas no basadas en pedidos se codifican y se envían a través de un flujo de trabajo para autorización.
Ganando cumplimiento
Utilizar el módulo AP agiliza tus operaciones y mantiene, si no mejora, la precisión de tus transacciones. Cuando la gestión de tus facturas y pagos funciona sin problemas, tus relaciones con los proveedores también florecerán. Gracias a las actualizaciones en tiempo real y la coincidencia automática, nunca volverás a perder un error.
Nick Leirs también destaca el papel importante de AP en la transición a la facturación electrónica. Gracias a la automatización, los datos de tus facturas crearán un mensaje estructurado que puede enviarse al siguiente sistema para su procesamiento.
En resumen, utilizar el módulo de Cuentas por Pagar permite:
- Agilizar y optimizar tu proceso de facturación
- Integrar datos
- Visualizar esos datos
- Mejorar las relaciones con los proveedores
- Aumentar el cumplimiento con las regulaciones
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