¿Buscas un cambio que funcione? Dennis de Buijzer comparte sus conocimientos sobre la gestión del cambio exitosa y sostenible en la adquisición. En Dynatos, es consultor para la plataforma de gestión de gastos líder en el mundo, Coupa. El enfoque de Dennis es la adquisición digital y la transformación de procesos.
1. Diseña tu línea base
A Dennis le gusta profundizar en cada proceso de adquisición. Es crucial mapear tu flujo de trabajo actual para identificar problemas y áreas de mejora. La belleza de la gestión del cambio es encontrar una línea base que funcione y que también sea sostenible. Dennis: ‘En toda la industria, vemos problemas comparables. Los proyectos pueden variar, pero los problemas de proceso tienden a ser similares. Utilizamos esa superposición a nuestro favor. Eso es en lo que basamos nuestra mejor práctica. Hacerlo nos permite aplicar nuestra metodología, estrategia y estructura rigurosamente probadas a proyectos nacionales e internacionales.’
Estamos aquí para crear estructura. Nuestro objetivo es implementar un sistema que alivie y beneficie a todos.
Dennis de Buijzer, Consultor de Coupa en Dynatos.
La curiosidad natural de Dennis va de la mano con la optimización. Desde el inicio hasta la implementación, su objetivo es obtener información y optimización. Su enfoque principal es el proceso de adquirir a pagar. ‘Trabajamos juntos como un equipo de colegas (inter)nacionales con experiencia específica en facturación e integración. Es un campo en constante cambio.’ Por eso está tan entusiasmado con Coupa: ‘El software recibe tres actualizaciones importantes al año, y sus funcionalidades se desarrollan junto con la comunidad. ¡Nunca se queda parado, está vivo! Eso hace que las posibilidades continúen creciendo más y más. Y a esas actualizaciones, adaptamos nuestra mejor práctica.’
2. Gestiona las expectativas
Una plataforma tan prometedora despierta entusiasmo. Sin embargo, Dennis cree en primero lo primero. Las actualizaciones de procesos requieren una base sólida. Dennis subraya la importancia de la gestión de expectativas. Profundizar en el proceso de adquisición significa cambiarlo para mejor. Por lo tanto, necesitas estar en la misma página. Un truco para construir lentamente pero de manera constante hacia mejoras que todos les gustaría ver es comenzar pequeño.
La belleza de la gestión del cambio es encontrar una línea base que funcione y que también sea sostenible. Hacerlo nos permite aplicar nuestra metodología, estrategia y estructura rigurosamente probadas a proyectos nacionales e internacionales.
Dennis de Buijzer, Consultor de Coupa en Dynatos.
Dennis: ‘Estamos aquí para crear estructura. Nuestro objetivo es implementar un sistema que alivie y beneficie a todos. Las implementaciones impactan los procesos de negocio, lo que significa que nuestros proyectos implican la reoptimización de los procesos internos del cliente. Estamos aquí para apoyarlos y guiarlos a través de ello. Sabemos en qué enfocarnos en cada área, y al ceñirnos a las mejores prácticas y pasos claros, mantenemos todo en camino. El objetivo es hacerlo simple y práctico.»
3. Crea un grupo de reflexión
La colaboración es clave para discutir hacia dónde quieres ir, qué cambios deben hacerse y por qué. Dennis recomienda crear un «grupo de reflexión» adecuado: ‘La entrada de mi cliente es esencial. Traduco sus deseos en una configuración de Coupa en combinación con nuestra mejor práctica. De eso se trata el trabajo. Trabajamos juntos para encontrar la mejor solución.’
Dennis dice que debes tener dos cosas en cuenta al formar tu grupo de reflexión: ‘Es más eficiente trabajar con un pequeño grupo de personas. Estas personas también deben estar autorizadas para tomar decisiones. Esto previene retrasos en el proyecto mientras se espera autorización y permiso.’
Es crucial que el grupo de reflexión y las personas que trabajan dentro de la organización apoyen el proyecto. ‘Debes involucrar a las fuerzas impulsoras de la organización. Esas personas son las que trabajan con el software pero también son capaces de involucrar a otros. El cambio nunca tendrá éxito si tu gente no cree en las oportunidades,’ dice Dennis.
4. Da vida a la estructura
A Dennis le gusta pensar desde la perspectiva del cliente. ‘Hace que todo el proceso sea accesible para las personas con las que trabajas. Puede ser abrumador para el cliente imaginar el flujo de trabajo completo. Por eso me gusta desglosarlo en piezas. Primero, aclaro qué problema estamos resolviendo y cómo lo haremos. Por último, ¿qué ventajas tiene esto para ellos mismos, sus colegas y su organización en su conjunto?’
La automatización funciona. Aliviamos a las personas de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Como todos los datos están en un sistema, las nuevas ideas son fácilmente accesibles. Mostrar esto es una forma, pero animarles a trabajar realmente con el software y tener una idea de él demuestra ser más exitoso. Así es como das vida a la estructura.
Dennis de Buijzer, Consultor de Coupa en Dynatos.
Introducir a las personas en los beneficios de Coupa es lo que Dennis más disfruta de su trabajo. ‘La automatización funciona. Aliviamos a las personas de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Como todos los datos están en un sistema, las nuevas ideas son fácilmente accesibles. Mostrar esto es una forma, pero animarles a trabajar realmente con el software y tener una idea de él demuestra ser más exitoso. Así es como das vida a la estructura.’
