Los procesos manuales y obsoletos, como las bajas tasas de conciliación de órdenes de compra (PO), también aumentan el riesgo de errores y fraude, dejando a las empresas vulnerables a pérdidas financieras. Pero no tiene por qué ser así. El gasto preaprobado pone el foco en los gastos antes de que se realicen, asegurando que cada transacción esté alineada con tus objetivos y políticas financieras. Las empresas que adoptan este enfoque ganan en transparencia, reducen riesgos y mejoran su capacidad para escalar de manera sostenible.
Las cinco razones para adoptar el gasto preaprobado
1: Obtén visibilidad en tiempo real de tus compromisos de gasto
Muchas organizaciones solo descubren los datos de sus gastos después de que las transacciones ya se han completado. Esto crea puntos ciegos que hacen imposible controlar los costos de manera proactiva. Imagina conducir un coche viendo únicamente el camino detrás de ti: es arriesgado e ineficiente. El gasto preaprobado cambia las reglas del juego al hacer visibles los compromisos de gasto desde el principio, brindando a tu equipo la capacidad de actuar antes de que ocurran errores.
2: Mejora la conciliación de facturas para procesos más rápidos y seguros
Si tu tasa de conciliación de órdenes de compra (PO) es inferior al 80 %, tu equipo probablemente dedique horas a verificaciones manuales, lo que aumenta las posibilidades de errores y fraudes. El gasto preaprobado automatiza el proceso, garantizando que las facturas se alineen con los presupuestos y contratos antes de ser pagadas. ¿El resultado? Pagos más rápidos, menos discrepancias y una reducción drástica de los riesgos financieros.
3: Evita excedentes presupuestarios antes de que sucedan
¿Todavía ocurren compras fuera del proceso de adquisiciones en tu organización? En las empresas descentralizadas, esto es común y costoso. Sin gasto preaprobado, controlar el cumplimiento del presupuesto se convierte en un juego de adivinanzas. Con este enfoque, cada transacción se alinea desde el principio con las políticas de la empresa y los objetivos estratégicos antes de que salga dinero de la cuenta.
4: Logra provisiones y pronósticos financieros más precisos
¿Alguna vez te sorprendieron brechas de flujo de caja al final del mes? Los datos retrasados o inexactos sobre compromisos de gasto pueden llevar a provisiones y proyecciones poco confiables. El gasto preaprobado ofrece una visión en tiempo real de los compromisos, asegurando que las previsiones financieras se basen en datos actuales y precisos: sin sorpresas, solo información útil y procesable.
5: Maximiza tus contratos y condiciones negociadas
¿Has negociado grandes acuerdos con proveedores—descuentos, reembolsos, condiciones de pago extendidas—pero los aprovechas completamente? Cuando las compras se realizan fuera de los contratos previamente negociados, se pierden posibles ahorros. El gasto preaprobado asegura que las compras estén vinculadas a acuerdos, obteniendo el máximo valor de tus contratos y fortaleciendo al mismo tiempo las relaciones con los proveedores.
Por qué la visibilidad es clave para controlar los gastos
Según el Coupa Benchmark Report 2024, las empresas con una tasa de gasto preaprobado del 96,1 % logran un mayor control financiero, menos riesgos y una mayor escalabilidad. Esto demuestra que el gasto preaprobado no es un “nice-to-have”: es un impulsor clave de la excelencia operativa.
Si tus procesos ya son completamente transparentes y libres de errores, probablemente estés por delante del resto. Pero si alguno de los problemas mencionados te resulta familiar, es hora de replantearte cómo tu organización gestiona los gastos.
Gestión total del gasto: decisiones más inteligentes, mejor rendimiento
En Dynatos creemos que el control real comienza con una visibilidad real. Por eso combinamos la gestión total del gasto (TSM) con nuestra profunda experiencia en la automatización de procesos financieros.
Implementando procesos de gasto preaprobado impulsados por información basada en IA, puedes permitir que tus equipos de finanzas y adquisiciones tomen decisiones más rápidas y acertadas. Esto no solo mejora tu flujo de caja, sino que también hace que tu organización sea más ágil y resiliente frente a las demandas cambiantes.
Nuestra fortaleza única radica en nuestra experiencia en consultoría
Como distribuidor de Coupa en Europa durante años, Dynatos ofrece una visión inigualable para optimizar los procesos de Source-to-Pay. Nuestros consultores saben exactamente qué preguntas hacer—gracias a nuestra amplia y diversa cartera de clientes. Esta experiencia nos permite pensar de manera innovadora y crear soluciones sólidas y preparadas para el futuro que se adapten a tus necesidades.
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