Los pedidos y las facturas forman parte de cualquier empresa; solo varían en la escala y en los montos de las transacciones entrantes y salientes. Entonces, ¿por qué tantas compañías tienen procesos innecesariamente complicados para esto?
Nuestra suposición: muchas organizaciones pueden no darse cuenta de que existe una solución que podría liberar mucho tiempo de sus empleados. ¿Sabías que si la recepción de mercancías (Goods Receipt, GR) se hace correctamente y en el momento adecuado del proceso, esto puede conducir a un pago de facturas más rápido más adelante? Si no se realiza de forma adecuada, la verificación puede tardar hasta un día completo más, e incluso más en algunos casos.
Cuanto más grande es la empresa, más personas participan en varios aspectos de todo el proceso, desde la realización de pedidos hasta el pago de facturas. Esto también implica que hay muchos más cuellos de botella potenciales en el proceso. Al automatizar las confirmaciones de pedidos y el procesamiento de facturas, gran parte de estos cuellos de botella se convierten en flujos simples, lo que aumenta enormemente la eficiencia.
¿Por qué arreglar algo que (aparentemente) funciona?
Una de las razones de los procesos complejos es que la comunicación entre departamentos suele ser limitada en el mejor de los casos. Quizás no a nivel social, pero ¿quién quiere hablar constantemente de trabajo con sus compañeros? Y si eres solo una pieza en un sistema más grande, no siempre tienes el mandato para impulsar el cambio, así que ¿para qué discutirlo con tus colegas? Y, si funciona, ¿por qué cambiarlo?
A menudo, cuando las empresas alcanzan cierto nivel de ingresos o número de empleados, los departamentos tienden a aislarse más. Este proceso de crecimiento a menudo se traduce en una disminución de la comunicación interdepartamental, lo que genera más cuellos de botella entre los equipos responsables de diferentes partes de un proceso mayor.
Por ejemplo, en un proceso de Purchase-to-Pay (P2P), varios departamentos desempeñan roles clave, y la comunicación efectiva entre ellos es esencial para un funcionamiento fluido. Compras inicia el proceso seleccionando proveedores y creando órdenes de compra. El departamento de finanzas gestiona el procesamiento de facturas y los pagos, mientras que el equipo de recepción confirma las entregas y verifica la calidad de los productos.
Además, los responsables de presupuestos, TI y los equipos de cumplimiento a menudo necesitan aprobar compras o verificar términos contractuales. Sin una comunicación y colaboración claras, pueden surgir cuellos de botella, como demoras en la aprobación de facturas, discrepancias entre órdenes de compra y entregas, o retrasos de pago debido a documentación incompleta. Cada demora no solo ralentiza el proceso, sino que también puede afectar las relaciones con los proveedores y la previsión financiera.
Y ahí radica la esencia de todo. Las tareas manuales tienen más posibilidades de error, y la comunicación no óptima entre departamentos ralentiza considerablemente el proceso de punta a punta. Tu empleado puede tener años de experiencia y trabajar muy rápido, pero la automatización es aún más rápida, fácil y precisa.
Muchas organizaciones ya han reconocido esto, han tomado medidas e implementado un módulo de Process Director, en la mayoría de los casos el módulo de Cuentas por Pagar. Sin embargo, muchas de estas empresas no saben que Process Director ofrece otros módulos, que permiten automatizar aún más el proceso de principio a fin.
Conectando los puntos
Puedes trabajar de manera más eficiente e inteligente si conectas todos los puntos en tus procesos financieros y de pedidos. Esto a veces permite reasignar a un empleado de tareas repetitivas (y a menudo tediosas) a otro rol. O finalmente escalar tu negocio para crecer como lo imaginas.
Para las empresas que utilizan SAP, Process Director de Tungsten Automation puede resolver este problema. Es nativo en tu entorno SAP existente, proporcionando una transición fluida después de la implementación. Su solución modular ofrece automatización en diferentes etapas de tu proceso de automatización financiera, como cuentas por pagar, confirmaciones de pedidos, notas de entrega, órdenes de venta y más.
Gracias a este enfoque modular, podemos asegurar que existe una opción adecuada para tu empresa. Nuestros consultores en Dynatos acumulan más de 400 años de experiencia combinada con Process Director, lo que nos convierte en un centro de excelencia, totalmente preparados para abordar tus problemas y ayudarte con las mejores soluciones.
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