El software de cuentas por pagar automatizado tiene el potencial de ayudar a los empleados de finanzas de varias maneras. Los programas de procesamiento y captura de facturas automatizados permiten la presentación y aprobación de órdenes de compra y facturas en cualquier momento y lugar. Así, los sistemas automatizados pueden liberar a la fuerza laboral de la pesada carga de papeleo, tareas que consumen mucho tiempo y altos costos.
En realidad, Computer Weekly especificó que los líderes senior en estrategia de automatización en organizaciones de la UE ya han invertido en herramientas de automatización para ahorrar costos y mejorar la productividad. Así que, si también estás interesado en hacer el cambio, aquí hay algunas recompensas que puedes esperar.
Menos Errores
Industry Week afirma que la facturación automatizada puede reducir errores hasta en un 37%. Permitir que los sistemas automatizados gestionen tus Cuentas por Pagar eliminará el potencial de error humano. Estos sistemas de software son precisos y exactos, por lo que puedes estar seguro de que tus facturas y órdenes de compra se procesarán sin problemas.
Además, el programa de software también puede adaptarse y cambiar rápidamente de acuerdo con las reglas y regulaciones de tu empresa. Cada sistema de Cuentas por Pagar automatizado puede ser programado para acomodar los requisitos y el flujo de trabajo de las Cuentas por Pagar de tu negocio, por lo que habrá un margen mínimo para errores.
Cumplimiento Contable
En Europa, se requieren Controles de Transacciones Continuas para monitorear las transacciones entre organizaciones. Las transacciones de cada empresa se informan al gobierno para ayudar a disminuir las brechas del IVA y regular otros protocolos gubernamentales.
Una de nuestras publicaciones en Dynatos destacó que los programas de software de Cuentas por Pagar automatizadas pueden ser herramientas esenciales para el cumplimiento gubernamental. Estos sistemas pueden clasificar fácilmente las transacciones y preparar informes de transacciones para las regulaciones contables de tu gobierno si es necesario.
Documentos Digitalizados
Una vez que cambies a un sistema de cuentas por pagar automatizado, podrás decir adiós al papeleo. Uno de los principales beneficios de automatizar procesos manuales como este es crear una pista de papel electrónica. Tus transacciones se manejan y recopilan en redes digitales, ya sea en el sitio o en la nube, liberándote a ti y a tus empleados de muchas tareas manuales.
Digitalizar este proceso facilita el archivo de facturas y el mantenimiento de registros, así como la búsqueda a través de ellos. Así, recuperar documentos importantes se puede hacer con solo unos pocos clics. Además, todos los datos se almacenan digitalmente, por lo que no necesitarás dedicar un área de almacenamiento físico para todos tus informes.
Mayor Productividad
El software de Cuentas por Pagar automatizado también puede beneficiar a tus empleados. Una vez que tus Cuentas por Pagar estén automatizadas, tus empleados podrán dedicar más tiempo a procesos críticos para el negocio.
Estos programas de software pueden manejar procesos de manera independiente, lo que significa que tus empleados no tendrán que pasar horas procesando y recopilando papeleo. En su lugar, podrás dirigir a tus empleados a trabajar en tareas más estratégicas y generadoras de ganancias. Además, los informes digitalizados también pueden minimizar las fricciones en el lugar de trabajo porque eliminan el error humano y cualquier posible malentendido.
Costos Reducidos
Un buen sistema de Cuentas por Pagar automatizado puede recompensarte con grandes beneficios, como la reducción de costos. AccountingWEB documentó que procesar cada factura manual puede costar alrededor de 4 € a 25 €.
En contraste, los programas de Cuentas por Pagar automatizadas pueden ayudarte a reducir costos. Todos los beneficios mencionados anteriormente realmente contribuyen a reducir costos. El sistema computarizado ayudará a ahorrar mucho tiempo y dinero porque puede completar un proceso que requiere mucha precisión, esfuerzo y tiempo en solo unos segundos.
Los sistemas de cuentas por pagar automatizados pueden crear un efecto positivo en tu negocio. Los programas de software son inversiones adecuadas que pueden aumentar la productividad, eficiencia y rentabilidad de tu negocio a largo plazo. Pueden ser el primer paso hacia un futuro en el que la automatización se convierta en una parte integral de todas tus operaciones.
