No PDFs, y por supuesto, nada de papel. Christian van Geel de Dynatos afirma que los CFOs deben aspirar a una transformación digital completa, incluyendo las facturas electrónicas. «Esto proporciona una visión más rápida del estado de tu organización.»
«Es realmente incomprensible», comienza el Chief Revenue Officer. «Por un lado, una empresa imprime un archivo digital o crea un PDF con un clic; por el otro lado, ese archivo se recibe con una tecnología que puede leerlo. Mientras que ese archivo digital podría enviarse directamente. Sin pasos como imprimir, enviar, crear un PDF, enviar por correo electrónico y, eventualmente, reconocerlo mediante software de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Puede… No, debe ser más sencillo. El procesamiento de facturas en el sistema financiero puede ser totalmente automático si se entrega electrónicamente.»
No importa qué plataforma sea; si tienes una buena plataforma de facturación electrónica, puede recuperar, reconocer y leer la factura enviada.
Christian van Geel, CRO de Dynatos.
Conciliación de Facturas
Curiosamente, la digitalización no necesariamente comienza con las facturas, sino en el front-end. «¿Cuántos de los proveedores de tu organización ya usan facturas digitales? Además, ¿has configurado los contratos de compra tan bien que tú y tus empleados puedan crear órdenes de compra basadas en ellos? Una vez que estas OCs se aprueban dentro de la organización, puedes conciliar las facturas entrantes con ellas y prepararlas automáticamente para el pago. Después de todo, la OC ya ha sido aprobada.»
Van Geel observa que el software de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para reconocer datos en PDFs ha mejorado a lo largo de los años. «Pero, esencialmente, estás convirtiendo el PDF de nuevo a un formato digital. Aunque la tecnología ha mejorado, todavía existe la posibilidad de que los campos sean malinterpretados. Con las facturas electrónicas reales, no tienes ese riesgo. Esa es comunicación completamente digital sin pasos intermedios. Un proveedor envía una factura a través de XML, EDI, o canales como Peppol o Tungsten o canales específicos de cada país como SDI en Italia. No importa qué plataforma sea; una buena plataforma de facturación electrónica puede recuperar, reconocer y leer la factura enviada. Las facturas basadas en un número de OC se registran automáticamente si no hay discrepancias. Los sistemas utilizan criterios de conciliación como precio, número de OC y si se han recibido los bienes.»
Realización de un Escaneo
Puedes realizar un análisis de incorporación para averiguar si tus proveedores están conectados a una de las redes mencionadas. Van Geel: «En poco tiempo, puedes ver cuántas de tus facturas pueden procesarse electrónicamente. A menudo, son sorprendentemente muchas. La plataforma Routty que comercializa Dynatos tiene un panel de control para los clientes donde se comparte información sobre qué proveedores pueden facturar digitalmente a través de Peppol u otras redes. Los clientes son informados proactivamente sobre posibles transformaciones digitales. Esto puede acelerar significativamente el proceso de transición desde los PDFs.»
Pago Más Rápido
El escaneo ayuda, pero tu organización debe determinar una estrategia de incorporación digital a largo plazo. ¿Cómo hacer que los proveedores eviten el PDF simple y ampliamente aceptado? La tecnología está ahí; ahora depende de las empresas implementarla. El pago más rápido también puede ser un incentivo para que los proveedores cambien. Van Geel: «Puede que no necesites ceñirte a un plazo de pago de 30 días, tal vez solo 14 días, porque la factura se mueve rápidamente a través de los sistemas. La pregunta, por supuesto, es si deseas ofrecer esto como organización, considerando el flujo de efectivo de tu empresa. Esa estrategia de incorporación a largo plazo también comienza con el contrato inicial con un proveedor. Haz acuerdos sobre el formato de la factura y aplica ciertos estándares si es posible.»
El pago más rápido también puede ser un incentivo para que los proveedores cambien.
Christian van Geel, CRO de Dynatos.
La base—el procesamiento digital de facturas—debe estar en orden para dar el siguiente paso. Van Geel: «Donde todavía somos en su mayoría un país de PDFs, hay una oportunidad para hacer que el proceso de facturación sea completamente digital en los próximos años. Necesitamos alejarnos de la factura en PDF. El proceso de source-to-pay puede ser completamente digital; la tecnología está ahí. Es eficiente, efectivo y previene errores. Además, el departamento de finanzas gana más espacio para funcionar como un socio comercial basado en las cifras más actuales, que se obtienen completamente de manera digital. ¿Por qué no digitalizamos este proceso?»
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