KBC es una aseguradora bancaria líder que atiende a diez millones de clientes en Bélgica, la República Checa, Eslovaquia, Hungría y Bulgaria. Con 36,000 empleados y una red de 1,560 sucursales bancarias, KBC procesa más de 90,000 facturas anualmente y tiene alrededor de 15,000 usuarios activos. Reconociendo la necesidad de modernización, KBC se propuso digitalizar su proceso de cuentas por pagar (AP) para mejorar la eficiencia y el control.

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Desafíos

KBC enfrentó varios problemas con su proceso actual de cuentas por pagar, incluidos altos costos e impactos ambientales debido al envío de facturas en papel a Europa del Este, falta de información en tiempo real sobre el estado de las facturas, errores frecuentes y demoras, y riesgos de fraude debido a facturas interceptadas con detalles bancarios alterados. La entrada manual de datos también generaba ineficiencias y frustración.

Solución

Para abordar estos desafíos, KBC colaboró con Dynatos para implementar el Process Director de Tungsten Automation para SAP. Esta solución automatizó el procesamiento de facturas utilizando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para los campos clave de las facturas e integró perfectamente con SAP para la transferencia de datos en tiempo real y su monitoreo. El nuevo sistema proporcionó un flujo de trabajo fácil de usar, accesible para todo el personal relevante, un archivo digital que cumple con las regulaciones legales y un monitoreo de principio a fin para rastrear el estado de las facturas e identificar cuellos de botella.

Lo digital es la nueva normalidad, como lo demuestra el hecho de que muchos proveedores vinieron a nosotros solicitando enviar sus facturas de forma digital.

Resultados

Como resultado, KBC experimentó una mayor eficiencia gracias a la reducción de la entrada manual de datos. Además, hubo un mejor control y transparencia sobre los procesos financieros. También lograron ahorros de costos gracias al archivo digital y minimizaron su huella de carbono. Además, el nuevo sistema mejoró la prevención de fraudes e incrementó la satisfacción de los proveedores mediante un manejo más eficiente y pagos más rápidos. Además, permitió que los empleados se enfocaran en tareas estratégicas en lugar de la entrada manual de datos.

90,000

Facturas procesadas anualmente, con menos errores y mayor eficiencia.

La mejora más significativa es que las facturas se digitalizan, codifican y envían para su aprobación de inmediato. Esto representa un verdadero cambio en el procedimiento de trabajo dentro de KBC.