Guardar, enviar y recibir documentos financieros está sujeto a diversas regulaciones y estándares, especialmente a nivel internacional. Estas regulaciones están estandarizadas en las llamadas “PEPPOL BIS” (Especificaciones de Interoperabilidad Empresarial). Utilizar una plataforma de e-Facturación o de e-Entrega facilita el cumplimiento de estos estándares y leyes. Con la plataforma de e-Facturación de Dynatos, Routty, puedes archivar, recibir y enviar documentos financieros en estándares y procesos preformateados. Uno de ellos es a través del punto de acceso PEPPOL.
¿Qué es PEPPOL?
La red Pan-Europea de Adquisiciones Públicas en Línea (PEPPOL) permite a los socios comerciales en toda Europa intercambiar documentos electrónicos a través de la red PEPPOL. Los documentos que se pueden procesar a través del canal incluyen: pedidos electrónicos, notas de envío, facturas, contratos y más. A través de los puntos de acceso, compradores y proveedores pueden conectarse a todos los usuarios de la red PEPPOL. Por ejemplo, los usuarios pueden conectarse al sistema una vez, enviar y recibir facturas internacionalmente, y realizar pedidos de compra y licitaciones.
PEPPOL consta de algunos estándares que permiten la eProcurement transfronteriza. Una estructura de contrato propiedad de OpenPEPPOL regula el uso de todo esto. Aunque la red no es una plataforma de eProcurement, ofrece una gama de especificaciones técnicas que se pueden implementar en los sistemas financieros y ERP existentes.
Open PEPPOL
OpenPEPPOL es una asociación internacional sin fines de lucro creada para permitir que las empresas se comuniquen electrónicamente entre sí y con cada institución pública europea. Antes de la creación de la red PEPPOL, ya era posible facturar internacionalmente y realizar pedidos internacionales. Sin embargo, debido a los muchos sistemas, regulaciones y estándares diferentes, los canales existentes no estaban conectados, por lo que las facturas y los pedidos a menudo aún debían ser creados manualmente.
OpenPEPPOL ofrece un canal con protocolos fijos y es legalmente conforme a nivel internacional. Esto permite a las empresas facturar internacionalmente e intercambiar pedidos. Cada vez más agencias gubernamentales y países también utilizan la red para licitaciones y el envío y recepción de facturas. Muchos gobiernos europeos ya utilizan el sistema y varios países han hecho obligatorio el canal para facturar al gobierno.
Entrega Electrónica de Facturas con Routty
Con Routty, utilizas una solución de e-Delivery para procesar facturas y documentos financieros entrantes y salientes. Routty ofrece soluciones estándar para la entrega y recepción de facturas por correo electrónico, pero también una conexión directa con clientes, plataformas de e-Facturación o redes, incluyendo la red PEPPOL. La plataforma Routty facilita la adición de canales y el procesamiento de documentos independientemente de cómo entren o salgan de la organización y en todos los formatos de archivo, incluidos, por ejemplo, los archivos adjuntos de correo electrónico, XML, EDI o PDF.
Beneficios de PEPPOL:
- Red Internacional de Procesamiento de Documentos Financieros (Red PEPPOL e-Delivery).
- Especificaciones de documentos integradas, estándares y procesos (Especificaciones de Interoperabilidad Empresarial PEPPOL “BIS”).
- Base técnica y legal para estándares de eProcurement.
- Catálogo electrónico para intercambiar información sobre bienes y servicios ofrecidos bajo contrato.
- Pedidos electrónicos y facturación electrónica proporcionan al comprador y a los proveedores procedimientos preespecificados para intercambiar información comercial estándar tanto para empresas como para gobiernos.
Visión general de la red Peppol
Peppol opera como una red de Puntos de Acceso interconectados, como Routty, facilitando el intercambio estandarizado de documentos electrónicos entre empresas, agencias gubernamentales y otras entidades. La red funciona según un modelo de cuatro esquinas que involucra al remitente, al destinatario y sus respectivos Puntos de Acceso. Cuando una empresa inicia una e-Factura u otro documento electrónico, este se transmite a su Punto de Acceso, donde se valida para asegurar el cumplimiento con los estándares de Peppol.
Intercambio de documentos encriptado
El documento se encripta de manera segura y se transmite al Punto de Acceso del destinatario a través de la red Peppol. Al recibirlo, el Punto de Acceso del destinatario valida el documento antes de descifrarlo y entregarlo al sistema del destinatario. Este proceso permite el intercambio fluido de documentos electrónicos a través de fronteras e industrias.
Comercio transfronterizo con la red Peppol
Las empresas que utilizan Peppol pueden optimizar los procesos de adquisición, reducir la intervención manual y mejorar la eficiencia, al tiempo que cumplen con los requisitos regulatorios y aseguran la seguridad de los datos. Los Puntos de Acceso certificados de Peppol desempeñan un papel crucial en la facilitación del intercambio seguro y conforme de documentos electrónicos, permitiendo a las empresas utilizar Peppol para actividades de comercio y adquisición transfronterizas.
Prácticas estándar por país
Para abordar los desafíos de interoperabilidad, Routty ha implementado prácticas estandarizadas en varios países. Además, aprovechar las tecnologías avanzadas de cifrado y las soluciones de gestión de cumplimiento puede mejorar aún más la seguridad y privacidad de los datos transmitidos a través de la red Peppol, asegurando el cumplimiento regulatorio y mitigando el riesgo de violaciones de datos. Al abordar proactivamente estos desafíos y aprovechar Puntos de Acceso certificados como Routty, las empresas pueden desbloquear todo el potencial de Peppol, optimizando los procesos de adquisición, reduciendo costos y facilitando el comercio transfronterizo con mayor facilidad y seguridad.
Intercambia documentos financieros de manera segura y protegida a través de la red estandarizada Peppol y cumple automáticamente con las regulaciones internacionales.
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