Wist u dat er wereldwijd jaarlijks 550 miljard facturen verstuurd worden? En dat de verwachting is dat dat aantal in de komende 15 jaar verviervoudigt? Het overgrote deel ervan wordt nog altijd met de hand verwerkt. Wij denken dat overstappen op geautomatiseerde elektronische facturatie, ook wel ‘E-invoicing’ genoemd, uw organisatie veel kan opleveren.
Was de factuur vroeger een bon die met de hand geschreven werd, tegenwoordig zien we dat het leeuwendeel een pdf-bestand is welke via de e-mail wordt verstuurd. Dat vraagt nog altijd veel handelingen om de factuur te verwerken. Zoals we al eerder vertelden, ziet Dynatos voor financiële afdelingen veel kansen en voordelen in het robotiseren van onder meer de facturatie. Met name in E-invoicing zit wat ons betreft veel potentie.
E-invoicing houdt in dat de factuur als een databestand (meestal XML) wordt opgemaakt, in plaats van als document. Daardoor kan het op een geautomatiseerde wijze worden verwerkt en is het ideaal als een gerobotiseerd proces. De factuur wordt namelijk rechtstreeks van uw systeem naar het systeem van uw klant of leverancier verstuurd en andersom. Er is geen medewerker nodig om de factuur te verwerken. Het boekhoudsysteem en/of order-to-cash en purchase-to-pay systeem nemen met E-invoicing de taak waar. Directe integratie met uw eigen systemen is mogelijk.
E-invoicing verlaagt de kosten
Een van de grootste voordelen is de lagere kostprijs per factuur. Uit recent onderzoek blijkt dat de kostprijs van een factuur bij E-invoicing ruim de helft lager ligt dan bij papier of PDF. De grootste winst wordt gehaald doordat verzending (uitprinten, de enveloppe en portokosten) niet meer nodig is, maar ook de kosten voor verwerking en archivering liggen een stuk lager. Papieren facturen bewaren vraagt natuurlijk om fysieke opslagruimte.
E-invoicing wordt de standaard
Als u het aan ons vraagt, dan wordt E-invoicing de nieuwe standaard. Momenteel worden er onder andere door overheden maar ook door softwareleveranciers veel initiatieven genomen om de adoptie van E-invoices te vergroten. Routty, het E-invoicing platform van Dynatos, is een goed voorbeeld. Dit platform werkt volledig in de cloud, integreert eenvoudig met uw systemen en sluit uw klanten en leveranciers snel aan.
E-invoicing wordt verplicht
De verwachting is dat in de toekomst meer en meer landen E-invoicing verplicht zullen maken, zeker voor bedrijven die met overheden werken. Dat heeft onder meer te maken met strengere eisen en compliancy rondom belastingafdracht. Dankzij E-invoicing is het voor overheden veel eenvoudiger te controleren of bedrijven zich aan de btw-regels houden. We zien het al in landen in Zuid-Amerika, maar ook in Italië moeten bedrijven verplicht digitaal factureren. Dit omvat niet alleen de facturen richting de overheid maar ook de facturatie van B2B activiteiten onderling. In een¬ breder Europees verband is hiervoor een speciaal platform ontwikkeld: PEPPOL. PEPPOL biedt een reeks aan specificaties die het makkelijker maken om internationaal aanbestedingen te doen en om overheden op een gestandaardiseerde wijze te factureren.
E-invoicing is ons speelveld
Financiële procesoptimalisatie zit in het DNA van Dynatos en E-invoicing is een belangrijk onderdeel daarvan. Daarom zetten we ons in op de ontwikkelingen hiervan, onder meer met ons Routty-platform, dat ook een PEPPOL Acces Point is en standaard integraties heeft met alle grote E-invoicing netwerken ter wereld.
De toekomst van de factuur ligt in E-invoicing. Laat Dynatos u helpen bij het zetten van de eerste stappen. Wilt u meer weten over E-invoicing en welke kansen en mogelijkheden het uw organisatie kan bieden? Neem contact op. We helpen u graag verder.
