Als en van onze projectmanagers (PM) bij Dynatos heeft de schrijver van het blog samen met zijn teamleden enkele van de grootste en meest uitdagende projecten opgeleverd. Op basis van zijn ervaring deelt hij zijn best practices voor een succesvolle aftrap, ongeacht de schaal van het project.
De pre-aftrap
Een project is een tijdelijke missie met een begin en een einde. Voordat het project begint, moeten we zeker zijn van het doel. Wat was het doel om dit project te initiëren? Is het vanwege een nieuwe zakelijke mogelijkheid, een klantvraag of een technologische vooruitgang om interne processen te optimaliseren?
Dit is het moment waarop PM’s van beide partijen met belangrijke zakelijke tegenhangers en sponsors samenzitten en overeenstemming bereiken over het hoofddoel van het project. Als gevolg hiervan worden governance, scope, deliverables, risico’s en budgetten met een realistisch perspectief gedefinieerd. Aan de andere kant zullen verwachtingen die worden gecreëerd tijdens het verkoopproces besproken en in een gemeenschappelijke richting afgestemd.
De voorbereiding
Wanneer beide partijen op dezelfde pagina zijn, beginnen de voorbereidingen voor de kick-off. Bij Dynatos beginnen we onze workshops direct na de startvergadering. We voorzien de klant vooraf van vragenlijsten en op basis van de feedback bereiden onze consultants het juiste materiaal voor. Door dit op deze manier te doen, vermijden we triviale vragen en onnodige discussies tijdens de workshopsessies. Dit zodat we onze tijd en energie kunnen richten op het identificeren van hiaten en specifieke vereisten. Daarnaast bereiden we onze interne aftrap voor met het projectteam.
De tijd die wordt geïnvesteerd in deze fase mag niet worden onderschat. Een grondige voorbereiding telt voor de helft van het werk.
De aftrapvergadering
Dit is het moment om de verwachtingen van beide kanten te herhalen. Omdat er meer stakeholders bij betrokken zijn, kunnen scope en deliverables opnieuw worden gedefinieerd als het resultaat van deze bijeenkomst. De projectaanpak en mijlpalen worden gedetailleerd gecommuniceerd. Projectteams worden aan elkaar voorgesteld en de rollen en verantwoordelijkheden van elk individueel teamlid worden op een duidelijke en eenvoudige manier gepresenteerd.
Vanaf nu worden beide PM-tegenhangers “partners met een gemeenschappelijke missie”. Een duidelijke communicatie met interne belanghebbenden moet de verantwoordelijkheid van elke PM zijn, inclusief een faciliterende rol. Het uitwisselen van statusrapporten is niet het hoofddoel als PM.
Mijn algemene advies
Houd uw vinger aan de pols en praat met de betrokkenen. Laat hen weten dat hun inbreng zeer op prijs wordt gesteld. En tot slot: houd geen verrassingen in uw zak. Onrealistische budgetten en reikwijdte moeten vanaf het begin worden aangekondigd, zelfs als u zich er niet prettig bij voelt. Slecht nieuws moet op het juiste moment worden gecommuniceerd, wat op de lange termijn op prijs zal worden gesteld.
Meer informatie over onze projectaanpak? Aarzel niet om contact met ons op te nemen via onze website of bekijk onze pagina over implementaties.
