Bedrijfsinformatie
Over de klant
Coop bestaat uit meer dan 180 Coop supermarkten die worden ondersteund door het servicekantoor. Jaarlijks worden daar meer dan 680.000 inkomende facturen verwerkt. Deze facturen worden centraal verwerkt door het financiële team in Velp.
Knelpunten
De belangrijkste redenen om het factuurproces te optimaliseren binnen Coop waren een snelle en veilige circulatie van facturen, meer efficiënte interactie tussen Coop en de inkooporganisatie en lagere kosten voor de verwerking van facturen. Dit nieuwe proces moest aan een aantal eisen voldoen. Het proces moest zorgdragen voor een snelle verwerking, boeking en betaling van alle inkomende facturen vanuit één integraal systeem. Jan van Boeijen, Hoofd Financiën: “Voordat wij overgingen naar een geautomatiseerde oplossing voor factuur-verwerking, verwerkte wij onze inkomende facturen met verouderde software. Na de fusie zochten wij een integraal systeem dat zowel elektronische als papieren facturen kon verwerken en daarmee al onze oude pakketten vervangt.”
ReadSoft en SAP software integratie
Coop is een jaar voor implementatie gestart met de voorbereidingen voor het project factuurautomatisering: het financiële team werd ingezet om het inkoopproces te optimaliseren. Het nieuwe proces vergemakkelijkt de matching van inkooporders met facturen wat belangrijk is voor het optimaliseren van het gehele proces.
Alle binnenkomende facturen worden geopend, gesorteerd, gescand, geverifieerd en gearchiveerd. De informatie wordt overgedragen aan het controle-centrum en de factuur wordt geboekt. De ReadSoft oplossing controleert de informatie, matcht de facturen met inkooporders, automatiseert de toewijzing en stroomlijnt de goedkeuring, zowel routinematig als uitzonderingen. Dankzij dit geoptimaliseerde proces worden alle inkomende facturen in SAP geboekt binnen een dag, bij ruim 20.000 facturen per week is dit een “must”!
Jan van Boeijen
Head of Finance - Coop Supermarketen
Digitaal verloop van binnenkomst tot en met betaling
Facturen komen in alle soorten en formaten, 92% van de facturen komt elektronisch binnen de overige 8% zijn papieren facturen. Coop heeft behoefte aan een proces dat fouten kan voorkomen in de input en goedkeuringsprocessen. Een proces dat hen in staat stelt om alle facturen automatisch te verwerken. Met het geautomatiseerde proces kan Coop alle inkoopfacturen (MM) en kostenfacturen (FI) verwerken en boeken in SAP met minimale handmatige tussenkomst ongeacht het formaat, papier of iDoc/ EDI (elektronische facturen). Tijdens de implementatie is Coop verschillende uitdagingen aangegaan zoals het verwerken van verschillende BTW tarieven, verwerking van zowel debet- als creditbedragen op één factuur, emballageverwerking, EAN codeverwerking, retourverwerking en prijsverschillen ontdekken tussen orders en facturen. Al deze projecten zijn met succes afgerond.
Jan van Boeijen
Head of Finance - Coop Supermarketen
Verhoogde efficiëntie
De ReadSoft oplossing wordt dagelijks gebruikt door Coop. Dankzij de integratie met SAP en de vertrouwde zoek- en gebruikersinterface, duurt het minder dan een dag om te wennen aan de nieuwe software. Het financiële team was onder de indruk hoe gemakkelijk ze nu facturen kunnen verwerken. Bovendien kan het elektronische image van de factuur gemakkelijk worden opgehaald uit het archief.