Leverandørgjeld (AP)-avdelinger er ansvarlige for å sikre at alle gyldige fakturaer fra leverandører blir behandlet, godkjent og betalt. Det kan oppstå feil i hvert trinn i prosessen, fra mottak av fakturaer til betaling og arkivering. Fakturaer går vanligvis gjennom flere trinn, avhengig av organisasjonsregler, det kan gjøre hele prosessen feilutsatt.
Automatisering av AP fører til raskere fakturabehandling og eliminerer høye driftskostnader, gebyrer for sen betaling og feil i prosessen.
#01
Mottatte fakturaer
Leverandørfakturaer opprettes vanligvis gjennom ulike kanaler og i forskjellige formater som PDF, XML, JPG og papir. Automatisering av mottatte fakturaer med sorterings- og kategoriseringsfunksjoner vil forenkle denne prosessen og sende alle fakturaer gjennom en trakt inn til leverandørgjeldavdelingen.
#02
Datafangst og verifisering
Fakturaer må ofte samsvares med andre relevante dokumenter, f.eks. innkjøpsordrer og følgesedler. Ved å automatisere datafangst og verifisering vil informasjonen automatisk være digital slik at det er mulig med bekreftelse gjennom alle tilgjengelige datakilder som ERP-data.
#03
Faktureringsruting og godkjenning
Hvis fakturaer må godkjennes av én eller flere personer i organisasjonen må fakturaene leveres til riktig person. Med arbeidsflytautomatisering vil ikke godkjenning av fakturaer ta mer tid enn noen få museklikk, fakturaen blir automatisk behandlet eller dirigert til neste godkjenner med dine kommentarer.