Purchase-to-Pay
Full kontroll og innsikt med Purchase-to-Pay-automatisering.
Dette er Purchase-to-Pay
Purchase-to-Pay er prosessen fra innkjøpsrekvisisjon til betaling. Denne prosessen er relevant for alle organisasjoner. Behov oppstår for ulike produkter, fra ulike lag innenfor samme organisasjon. Hele innkjøpsprosessen blir dessuten ikke digitalisert, og mye unødvendig tid blir kastet bort med fakturaprosessen i sin helhet. Det oppstår mange feil: dokumenter kan forsvinne og denne måten å jobbe på medfører mye frustrasjon for de ansatte.
Derfor bør man automatisere Purchase-to-Pay-prosessen
En digitalisert Purchase-to-Pay-prosess fører til raskere behandlingstid og en kan dra nytte av betalingsrabatter og frigjort tid for å jobbe med den primære prosessen. I tillegg sørger den digitale prosessen for tilgjengelig korrekt innsikt i utgifter og at de riktige avtalene blir forhandlet frem med leverandørene. Både avtaler og kontrakter er lett tilgjengelig. Budsjetter oppdateres i sanntid, det gir deg større kontroll over prosessen fra innkjøpsrekvisisjon til betaling.
Prosessene innenfor Purchase-to-Pay
En digitalisert Purchase-to-Pay-prosess gir mange fordeler. Vi tar et nærmere blikk på følgende prosesser:
Behov, forespørsel og godkjenning
Så snart det oppstår et behov innenfor en organisasjon vil dette behovet konverteres til en innkjøpsordre. Den ansvarlige personen må godkjenne denne forespørselen. Med Purchase-to-Pay-automatisering kan du behandle godkjenningen gjennom en godkjenningsflyt, der ledere kan godta, avvise eller endre en nettbasert forespørsel.
Leverandørvalg og ordre
Når ordren er godkjent, hvis det ikke allerede er gjort, velger du leverandør. Deretter kan leverandøren enkelt konsulteres på nettet og det er lett å sammenligne den med andre leverandører. Du finner kun leverandører med eksisterende avtaler og i dermed underlagt gjeldende vilkår i oversikten. Innkjøp uten eksisterende avtaler og kontrakter blir vanskelig å utføre. Når leverandøren er kjent og produktet er valgt kan innkjøperen enkelt legge inn rekvisisjoner. Målet er at alle i organisasjonen kan sende inn en forespørsel på enklest mulig måte og plassere den hos riktig leverandør.
Ordrebekreftelse og kvittering
I en automatisert Purchase-to-Pay-prosess har det foreløpig gått greit med forespørselen og leverandørvalget. Etter at ordren er lagt inn, mottas ordrebekreftelsen sammen med frakt- og leveringsinformasjonen. Den faktiske forsendelsen blir da levert og er enkel å koble til en eksisterende ordre.
Fakturering og betaling
Match automatisk de leverte varene med ordren, fakturering behandles i en digital flyt. Matchingen kan behandles helautomatisk fordi fakturaene blir lest, tolket og validert. Fakturaen blir bokført og klargjort for betaling. Det er enkelt å prioritere fakturaer der for eksempel en blir tatt i bruk en betalingsrabatt. Fakturaen er klar for betaling og innkjøpsprosessen er nå avsluttet.
Purchase-to-Pay-programvare
Med Coupas Source-to-Pay-plattform har du muligheten til å profesjonalisere organisasjonen din ytterligere. Purchase-to-Pay-løsningen gjør det mulig å la innkjøpsavdelingen jobbe sømløst med økonomi og ERP-systemet. Med Coupa bruker du en av de smarteste Spend Management- og Source-to-Pay-plattformene på markedet. Kontakt oss og hør om mulighetene for organisasjonen din.
