Wat is de belangrijkste voorwaarde van een efficiëntieslag? Het moet wat opleveren. Dit geldt voor het invoeren van bijvoorbeeld nieuwe workflows, maar ook als je nadenkt over de robotisering van verschillende financiële processen. Daarom kijken we altijd eerst naar wat de invoering van Robotic Process Automation (RPA) kan opleveren voor onze klanten binnen het financiële proces.
In essentie is robotisering eenvoudig: je vervangt repetitief handmatig werk door robotsoftware, die de taken overneemt. Maar dat wil niet zeggen dat je zomaar al het werk door robots over kunt laten nemen. Of dat RPA je bedrijf die gouden bergen brengt, omdat je minder mensen denkt nodig te hebben. Net als bij elke verandering in een proces, moet je goed nagaan of er een business case voor is. En daar ligt onze focus als we met klanten om tafel gaan; wat levert het hen uiteindelijk op? Om dat te kunnen bepalen, hanteren we een aantal stappen.
Inschatten en selecteren
Ons vertrekpunt is hoe de huidige werkprocessen verlopen; de mapping van de financiële processen die gerobotiseerd zouden kunnen worden. Hierbij kijken we ook of RPA wel het juiste middel is, of dat er andere oplossingen zijn zoals workflow, of OCR technologie. Op basis hiervan geven we een advies over welke processen in aanmerking komen en of de wensen en ideeën van de klant haalbaar zijn.
Validatie van de businesscase
Hier komt weer onze focus op de businesscase naar voren. Is RPA haalbaar en wat gaat dat opleveren? Wat zijn de uitdagingen hierin? Niet alleen op technisch vlak, maar ook voor de werknemers op de financiële afdeling. Zij moeten immers ook anders gaan werken. Veel van onze klanten starten dan ook vaak met enkele processen, bijvoorbeeld gerelateerd aan een factuur- of betaalproces. Pas als we zien dat er een goede business case is, gaan we technisch aan de slag.
Ontwerpen en bouwen
Robotsoftware neemt taken over. Dus moeten we goed in kaart hebben welke taken dat zijn. Daarom maken we ‘recordings’ van wat het bedrijf en de afdeling doen. Deze recordings worden vertaald naar een robot script. Hierbij kijken we naar de ‘normale’ gang van zaken binnen het proces, oftewel de ‘happy flow’, maar ook naar afwijkingen hierbij. Denk bijvoorbeeld aan factuurverwerking. Sommige facturen voldoen niet aan de lokale regelgeving van hetgeen wat op een factuur moet staan. Een robot is in staat om dit te analyseren en uitzonderingen te verwerken naar de juist afdeling.
Roadmap voor de toekomst
Natuurlijk is het daarmee niet gedaan. We volgen uiteraard de resultaten en kijken naar de mogelijkheden om meer financiële processen met RPA efficiënter te maken. Het voordeel van robotisering binnen finance is dat het in meerdere fases kan worden ingevoerd. De resultaten delen we ook met medewerkers van andere afdelingen, zoals de HR-afdeling, bijvoorbeeld door inspiratiesessies te houden. Steeds in gedachten houdend dat het voor de klant en de afdeling een meerwaarde heeft en het uiteindelijk echt wat oplevert.
